每個人都曾試圖在平淡的學習、工作和生活中寫一篇文章。寫作是培養(yǎng)人的觀察、聯(lián)想、想象、思維和記憶的重要手段。相信許多人會覺得范文很難寫？以下是小編為大家收集的優(yōu)秀范文，歡迎大家分享閱讀。
電影籌備流程篇一
二、 會議地點：二樓辦公室
三、 參會人員：張經(jīng)理、王經(jīng)理、朱適、段玉紅、張帥、李
琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。
四、 會議主持：張經(jīng)理、王經(jīng)理
五、 會前準備工作：
1、 根據(jù)領導的會議要求，確定出會議議題。
2、 利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時間，地點，同時告知參會人員會議的名稱及內(nèi)容，以便參會人員整理好相關資料，做好充足的準備工作。
3、 組織各參會人員按時到場，明確自己所在職位的工作職責范圍。
4、 制作出會議的各項日程，編排好會議的相關程序，制定出一系列的注意事項，根據(jù)這些注意事項作出相對應的應急方案。
5、 會場的布置要充分反映會議主旨，簡明扼要，突出重點。
（1） 會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。
實質(zhì)，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。
（3） 確定好明確的會場區(qū)域后，再對會議桌的擺放形式進行調(diào)整。
（4） 會場還要對主席臺位置做一個明確的設定，在設定好位置后，落實主席臺的領導人，再進行一一安排座次，并告知參會人員所在座次的編號，根據(jù)編號設置發(fā)言席，再設定的發(fā)言席上擺放席簽、話筒，在開會前期要對話筒進行試音，確保話筒的音質(zhì)。
（5） 還要注意的是會場的環(huán)境對會議的開展也起著至關重要的作用。會場的燈光照明設施，通風效果，錄音、錄像的好壞直接決定了本次會議的成功與否，因此要對這些設施設備進行細致的檢查。
（6） 為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張，可以在會場內(nèi)擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。
6、 后勤部門要對參會人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車、醫(yī)療保健、安全保衛(wèi)等。
7、 開展此次會議還要考慮對會議做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等一系列的準備工作，以確保會議不會因為某些環(huán)節(jié)而影響會議的'正常舉行。
8、 把所有會前準備工作做好后再對其進行重新檢查一遍，最后向領導匯報工作。
六、 會中的服務與組織
1、 工作人員要提前1小時到會場，仔細檢查會場前期的準備情況，確保沒有遺漏的環(huán)節(jié)。
2、 完善簽到工作，準確了解參會人員的到場情況，尤其是主席臺領導人及發(fā)言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進行二次通知，詢問原因，對已到場的參會人員發(fā)礦泉水，并進行材料的分發(fā)工作。
3、 按照原計劃的編排方式讓參會人員從前往后依次就座。
4、 后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進會場就座，與會議無關的人員及時離開會場，并關閉會場大門，在開會期間手機調(diào)成震動或靜音，不準擅自離開會場，不準接電話，保持會場的安靜。
5、 行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報。
6、 為了弘揚公司文化，在開會過程中安排專門人員進行現(xiàn)
場拍照，會后可將這些圖片放至網(wǎng)上，做后期公司文化的宣傳，同時為了加深參會人員之間的友誼，對參會人員組織照相。
7、 行政接待人員為參會人員提前預定返程車票、火車票、
飛機票等。
七、 會后會場的收尾工作
1、 會議結(jié)束后，檢查所帶工作資料和物品（包括會簽）是否全部帶齊。
2、 根據(jù)參會人員離開的時間，安排工作人員對參會人員進行護送。
3、 回公司后及時對此次會議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。
4、 為了讓此次會議開展的更有意義，可以安排新聞媒體對此次會議進行全方位的報道。
1、準備周期：
周密的會議籌備要用5~7天
成立會務組、作出會議費用預算，擬定會議議題。
準備會議用品：禮品、獎品、橫幅、背景、展覽道具……
選擇合適的會場及會議時間，統(tǒng)籌食、宿、行問題。
作好會議幻光片并以傳真形式下發(fā)會議通知。
2、會議籌備
會場布置及最后與會名單確認及跟催。
3、會議正式召開。
會后政策執(zhí)行、效果跟蹤等善后事宜處理。
4、經(jīng)銷商會議費用預算。
5、會議備品準備：做到事事有人負責，件件有人準備。
6需要準備的文件類：
《文件通知》、《經(jīng)銷商意見反饋表》、 《產(chǎn)品報價單》、《經(jīng)銷商獎勵制度》、《促銷活動方案》、《會議簽到表》、《訂貨單》、《會議議程》、紙、筆、文件袋、宣傳用印刷品。其他會議備品準備。
7、會場布置類：橫幅、口語標語、會議室指示牌、展臺、樣品、托架、彩盒堆頭、海報、燈箱、廣告碟、促銷品、宣傳單、新產(chǎn)品、電視機、vcd機。
8、會議備品準備
演講用品類：話筒、功放、筆記本電腦一臺、投影儀一臺、白板一塊、油筆二支、板擦一塊、講臺、激光筆。攝影人員2名、攝像人員1名。
人員用品：工作證、促銷服、飲品、紀念品、對講機。
9、會議通知：
先到。
10、會議時間：
一般是選擇下午，按經(jīng)驗來講，上午客戶一般起床晚，會議開始時間遲，較為被動，但下午時間與會人員容易困倦，所以開頭必須精彩而緊張，建議會議時間是2：00報到，2：30~5：30會議進程，6：00結(jié)束用餐。
11、會前事宜
我們不要讓業(yè)務員錯過任何與客戶溝通的機會。一般來講，先到的比較孤單無聊，所以要作以下事宜：讓經(jīng)銷商填寫《經(jīng)銷商意見表》、業(yè)務員與經(jīng)銷商作簡短的溝通、讓經(jīng)銷商看產(chǎn)品報或看新產(chǎn)品。
電影籌備流程篇二
電影特效作為電影藝術(shù)中一個重要的組成部分，為其提供了強大的技術(shù)支持，旨在為觀眾營造出一個獨一無二的視覺盛宴。下面是小編分享的電影特效的制作流程，一起來看一下吧。
視覺效果(visual effects)：視覺效果代指不能依靠攝影技術(shù)完成的后期特技，基本以計算機生成圖像為主，換句話說就是在拍攝現(xiàn)場不能得到的效果，具體包含三維圖像(虛擬角色、三維場景、火焰海水煙塵等模擬等)、二維圖像(數(shù)字繪景、鋼絲擦除、多層合成等)。
特殊效果(special effects)：指在拍攝現(xiàn)場使用的用于實現(xiàn)某些效果的特殊手段，被攝影機記錄并成像，具體有小模型拍攝、逐格動畫、背景放映合成、藍綠幕技術(shù)、遮片繪畫、特殊化妝、威亞技術(shù)、自動化機械模型、運動控制技術(shù)、爆炸、人工降雨、煙火、汽車特技等等。在現(xiàn)代電影制作中，特殊效果技術(shù)和視覺效果技術(shù)聯(lián)合使用密不可分，而且分界線也不是非常清晰了。比如藍綠幕和威亞技術(shù)都需要依靠電腦軟件的擦除，是聯(lián)動的技術(shù)手段。
r&d(研發(fā))：在大型特效電影制作中，研發(fā)的重要性是巨大的，很多效果的實現(xiàn)都要新的工具，這些工具就需要研發(fā)部門的研發(fā)了，要么它們能夠增強現(xiàn)有工具的功能，要么是之前沒有過的新型工具。電影特效的重要特色之一就是不斷推進視覺的真實感及表現(xiàn)能力，也就需要不斷的進行技術(shù)的研發(fā)。研發(fā)部門的構(gòu)成以科學家、程序員、數(shù)學家為主，為現(xiàn)有的特效制作軟件，比如maya、nuke等提供插件，或者是一些獨立的軟件。比如，在《返老還童》中為了制作出假以亂真的虛擬人物的面部表情，研發(fā)部門依據(jù)面部編碼理論開發(fā)了新的面部表情動畫控制插件，安裝于maya面板下，再比如《阿凡達》因為大量采用表演捕捉的虛擬角色動畫方式，在捕捉現(xiàn)場使用了新開發(fā)的虛擬攝影機能夠觀看到初步合成的效果。
技術(shù)試驗：技術(shù)試驗階段是向投資方、制片人、導演等展示特效制作部門的整合制作能力，或者是某種新技術(shù)所能達到的效果，或者是效果的影像風格等。這個階段要使得客戶相信他們所需要的效果是可以完成的，通常由經(jīng)驗最豐富的藝術(shù)家或者技術(shù)人員來完成技術(shù)試驗片。
概念設計：這個階段導演會集合美術(shù)指導、攝影指導、特效指導等影片重要創(chuàng)作人員集體商定，具體實施由概念設計師完成，概念設計將以精美細致的彩繪圖像來呈現(xiàn)影片的視覺風格，有時場景概念設計、角色概念設計、動物概念設計、植物概念設計、機甲概念設計、武器概念設計等等各需要在該領域精通的人士。這個創(chuàng)作過程會經(jīng)常反復，以盡量減少實拍及制作中的曲折。等概念設計完成后，也會衍生出精細的制作圖用于計算機三維模型，實體模型的制作。
分鏡故事版：分鏡階段和概念設計可以同時進行，也可以等概念設計完成后進行，此時的分鏡故事版和實拍電影的功用相同，用于拍攝制作流程安排的初步指導。在制作視覺預演故事版(動態(tài)故事版)的時候，這個分鏡故事板也可以精簡。
模型制作：模型的制作在前期制作階段開始，分為實體模型和數(shù)字模型，現(xiàn)在的大型特效電影需要低面數(shù)的模型用于視覺預演故事版的制作。概念設計后衍生的制作圖或者美術(shù)部門提供的實物是進行三維制作的標準，有時某些雕刻藝術(shù)家也會脫離概念部門而直接進行實體模型的制作，用于虛擬角色、重要道具等的制作提示或掃描。實體模型由三維制作人員制作出數(shù)字版本來。數(shù)字模型會制作出不同的面數(shù)級別，精細的'高面數(shù)模型用于最終渲染，中級別模型用于動畫，低面數(shù)模型用于視覺預演。
視覺預演：視覺預演即動態(tài)故事板，系使用三維軟件將整個劇本或者手繪分鏡故事板用動畫的形式呈現(xiàn)。導演可以更加直接的預見到攝影機的調(diào)度方式、布景情況等，更加有利于指導現(xiàn)場拍攝及后期制作。視覺預演由動畫師以低面數(shù)模型制作，會調(diào)整不同的版本以供導演選擇。現(xiàn)場拍攝會嚴格執(zhí)行視覺預演確定的構(gòu)圖，運動等，但通常會有很大的出入。
參考圖片、資料：參考圖片、資料來源于兩個大的方面，一個是美術(shù)置景為實拍部分搭建的場景或者選擇的實地場景，及服裝、道具、小模型等。另一個是拍攝現(xiàn)場在拍攝的同時獲取的相關資料。特效制作部門需要在開機時配合傳統(tǒng)拍攝方式進行現(xiàn)場拍攝指導，由視覺效果指導率領的團隊完成這個任務。視覺效果指導要為獲得正確的能夠進行后期加工的影像負責，除了提供建議，還需要擷取資料，比如用于建模的參考圖片、紋理繪制、打光的參考以及為數(shù)字繪景拍攝的資料等等。這些視覺參考信息將對特效制作極為有利，原則是只多不少。除了圖片，還需要記錄的是某些用于后期制作的關鍵數(shù)據(jù)，比如場景的尺寸、鏡頭跟蹤的輔助點信息、鏡頭的焦距、光圈等等。
三維模型掃描：除了圖片資料的收集，還需要對關鍵場景、道具、演員等進行三維掃描，有時對演員的掃描會在現(xiàn)場拍攝完成后進行，但涉及演員檔期的問題，通常在拍攝期間進行。三維掃描通常使用精密掃描設備(還有種基于圖像的建模方式，不需使用三維掃描儀)進行高精度模型的掃描，這種模型不能直接使用，會由建模人員繼續(xù)加工，制作出用于預演、動畫、渲染的不同版本。
高動態(tài)范圍環(huán)境貼圖拍攝：在圖片資料的獲取時，有一種重要的能夠用于渲染軟件的"基于圖像的照明"的環(huán)境貼圖需要拍攝，即高動態(tài)范圍環(huán)境貼圖。使用魚眼鏡頭或者金屬反光球多角度拍攝，在修圖軟件中展開并拼接成全景圖，需要進行包圍曝光拍攝低動態(tài)范圍合成高動態(tài)范圍圖像。
底片掃描：現(xiàn)場拍攝完成后，按照實拍電影的制作工藝進行沖洗、轉(zhuǎn)磁、聲音制作等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)與特效制作同時開展，不再對前文所述的內(nèi)容重復了。當導演及剪輯師確定鏡頭后，底片掃描文件交由特效部門開始特效制作。大部分電影會掃描成2k(2048x1556)的分辨率的log圖像格式以保留盡可能多的圖像細節(jié)。如果是使用數(shù)字攝影機拍攝，那么數(shù)據(jù)文件需要進行轉(zhuǎn)碼處理，轉(zhuǎn)換成適宜特效加工的格式。
畫面初級校色：畫面初級校色指將掃描好的底片文件或者轉(zhuǎn)碼好的數(shù)字底片文件進行初步校色，以使得鏡頭與鏡頭間的色調(diào)、曝光度等能夠銜接。而影片的創(chuàng)作性質(zhì)的調(diào)色將會在影片的特效制作完成后由攝影指導及調(diào)色師在調(diào)色車間進行。畫面初級校色只不過是為特效制作服務的。
畫面修復：此項針對膠片拍攝的項目，因膠片的沖洗是化學工藝，難免會出現(xiàn)臟點、劃痕、灰塵等痕跡，在進入特效制作系統(tǒng)前，需要專門的部門及工作人員對臟點進行畫面的修復。有些電影項目還會進行降噪，以降低膠片或者數(shù)字攝影機拍攝的文件的顆粒度。
裝配：裝配的過程需求技術(shù)極為復雜，要求裝配師深刻理解運動的物理過程及運動各部分間的相互影響。比如動物體的裝配需要處理骨骼的層級關系、肌肉、皮膚的相互影響。骨骼裝配完成后由動畫師進行測試，必要時需要反復修改并添加新的控件來得到更好的效果。
動作捕捉：對于特效電影，動作捕捉是相當重要的環(huán)節(jié)，在《阿凡達》之前，動作捕捉以形體動作捕捉為主，通常用于中遠景的虛擬角色演員的動畫制作，或者如恐龍、大猩猩等怪物生物的動畫制作。比如《泰坦尼克號》甲板上的人群，《蜘蛛俠》中在空中彈跳的蜘蛛俠，及《金剛》中栩栩如生的大金剛，后來《返老還童》嘗試制作高度仿真的人物的面部表情，達到假以亂真的地步，動作捕捉的技術(shù)開始朝著被詹姆斯.卡梅隆稱作“表演捕捉”的方向前進，在《阿凡達》的拍攝中，為了制作出更加逼真的人物面部的動畫，使用專門的攝像機拍攝人物面部表演，記錄圖像用于動畫的制作。
運動跟蹤匹配：鏡頭跟蹤在底片掃描完成后即應開始，首先做的是鏡頭軌跡反求，使用諸如boujou、pftrack等三維跟蹤軟件，在拍攝現(xiàn)場記錄的鏡頭的參數(shù)此時就派上了很大用場，通常軟件的默認跟蹤功能不能應付高難度的鏡頭運動，還需要跟蹤人員的手工的參數(shù)調(diào)整或者使用新開發(fā)的針對項目的跟蹤軟件。精確的鏡頭跟蹤完成后，攝影機軌跡會被送入三維軟件或二維合成軟件。除了鏡頭軌跡的反求，還需要進行物體(角色、道具等)的運動軌跡跟蹤，比如如果要給湯姆.漢克斯的腦袋上安裝一對三維制作的犄角，就需要對鏡頭中的湯姆漢克斯的身體運動做跟蹤，并把他的運動數(shù)據(jù)賦予三維犄角，這樣才能使得二者的運動匹配在一起。
模型動畫：動畫是將裝配好的虛擬元素按照敘事的需求進行動態(tài)表情、形體運動、物理運動等的制作。虛擬元素代指角色、生物體、機械裝置等。動畫師使用中級精度的模型進行，這種模型既能讓動畫師做到足夠的精確，又能防止過多的面數(shù)細節(jié)帶來的工作速度減慢。動畫調(diào)整完成后，通常不需要帶有光影材質(zhì)的渲染，直接用灰色的模型動畫向?qū)а?、特效指導等人展示即可，動畫的調(diào)整過程也會修改多次。
效果動畫：效果動畫系指使用模擬方式生成的動畫，包含三個大類：粒子、剛體柔體動力學和流體。進行各項模擬除了需要反求出的虛擬攝影機外，還需要包含動畫好的虛擬元素所處的三維場景，這些都是進行模擬的基礎。比如，要制作某個人著火的鏡頭，就需要先制作一個人物角色的粗略模型，并調(diào)整出模型動畫，這樣進行效果模擬的人員就可以利用模型作為發(fā)射火焰的發(fā)射體，而且這個低面數(shù)模型同時也為渲染出的火焰動畫提供了遮罩，以為后面更為精細的合成提供良好的基礎。
紋理貼圖：模型需要紋理貼圖才能呈現(xiàn)出真實感，紋理貼圖的范圍不只是包含色彩細節(jié)，還有置換貼圖、法線貼圖等用于增強模型形體細節(jié)的貼圖。貼圖需要經(jīng)過動畫師的測試，以修正扭曲、拉伸等問題。此時收集的圖片資料就派上了用場，材質(zhì)師會利用這些圖片按照模型拓撲結(jié)構(gòu)繪制固有色、高光貼圖、反射貼圖、凹凸貼圖等，貼圖的分辨率要足夠大，有時甚至達到8k像素以上才能在攝影機靠近模型的時候不出現(xiàn)問題。
材質(zhì)受光研究：這一階段將綜合材質(zhì)、貼圖、光照來研究模型渲染后呈現(xiàn)出來的觀感，比如高光屬性、反射屬性、粗糙度、透射度、發(fā)光度等等表面細節(jié)。模型賦予材質(zhì)后經(jīng)過渲染要和實際的物體極為接近，達到“照片級”渲染水平。如果自然界不存在該模型，比如怪物，那么材質(zhì)人員就需要和導演、視覺效果指導來決定該物體應該呈現(xiàn)的觀感，材質(zhì)部門通常需要和研發(fā)部門密切配合研究某種新型材質(zhì)或改進現(xiàn)有材質(zhì)。
打光及渲染：在動畫及材質(zhì)調(diào)整好后，燈光師開始為虛擬場景進行燈光設置及渲染。高動態(tài)范圍貼圖會在這一階段使用但通常需要添加額外的數(shù)字燈光以達到更高的真實度。燈光師會為一個場景或一個模型的渲染進行分通道渲染，并會在底片數(shù)據(jù)文件上做初步的合成測試，及至效果達標后，分層渲染的文件會提交合成部門進行合成。
遮罩分層rotoscoping：實拍畫面需要仔細的分層，以使的虛擬合成元素能夠不露痕跡的添加入實拍畫面中去。比如需要一段真人演員和機器人的打斗，在實拍時只有真人演員在布景中進行表演，對于這種素材就需要rotoscoping處理，遮罩制作人員會逐幀按照真人演員的輪廓繪制遮罩，這樣真人演員就和背景分離了，然后就可以將三維軟件制作的機器人添加進入了。有些鏡頭在藍綠幕前拍攝，這種方式得到遮罩更加容易，所以在特效電影中藍綠幕的應用非常廣泛，但很多情況下沒有辦法使用藍綠幕，那么只好在后期逐幀的繪制遮罩了。
元素實拍：全部使用cg軟件進行自然物質(zhì)的模擬未必是個好主意，像煙、水花、灰塵等等，如果使用在黑背景、藍綠幕前拍攝進行獲取的方式或許更好。除了這些，有些使用小模型制作的道具、局部布景也可以使用實拍來獲得。這些元素由特效制作部門下的特效攝影部門進行實拍獲取，在經(jīng)過若干項目后，會組建起來一個素材庫，這樣制作人員就可以輕松的獲得這些元素而不必為如何用程序來模擬它們而費腦筋了。
合成：合成是特效鏡頭制作的最后一道工序，所有其他部門的工作成果將在此時整合。合成師將利用合成軟件的各項功能以使各個cg元素真實自然的合成在一起，不能顯露合成的痕跡。合成師要充分了解鏡頭和畫面的構(gòu)成原理。數(shù)字繪景師的工作也隸屬這個階段，他將利用其他部門提供的cg元素結(jié)合拍攝現(xiàn)場獲得的圖片資料進行背景的繪制。合成工作完成后，鏡頭將送交特效指導或?qū)а葸M行商討及交流，這個過程可能會反復很多次。
輸出：最終的輸出要使用和底片掃描文件(或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)碼文件)同樣的格式，特效鏡頭要和實拍無特效鏡頭整裝后提交給數(shù)字中間片校色部門進行統(tǒng)一校色，后續(xù)工藝和實拍電影相同。
電影籌備流程篇三
1、會前所需準備的文件：、會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅(一般由會議承辦賓館制作)、會議背景ppt、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料、報到處。各文件具體形式如附件。
2、會前準備工作流程
2.1、會議的計劃：
(1)確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。
(2)確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。
(3)決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。
2.2、 確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員。會議流程策劃方案(1)議程表。
將會議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。
(2)日程表與作息時間表。
會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。
2.3、 會議成本預算。
會議的成本=場地租借費+文件資料費+交通費+食宿費+活動費+服務人員的工資+咨詢勞務費。
2.4、 準備會議資料。
(1)開幕詞、工作報告、發(fā)言稿等
(2)會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。
2.5、 發(fā)送會議通知及接受回執(zhí)。
(1)會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。
會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。
(2)回執(zhí)：為準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執(zhí)。
回執(zhí)的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。
2.6、 會場布置，會場根據(jù)與會人數(shù)選擇適當場所，具體要求如下：
(1) 會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與人數(shù)相適應。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。
(2) 主席臺席位。
第一排的正中為首席.其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低.前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。
(3)會場設施。
會場的所有設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調(diào)試(如擴音器的音量大小)，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。
2.7、 其他準備
會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫(yī)護人員值班。同時應準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。
二、會議期間工作
1、會議期間需準備的文件：、。
2、會議期間的工作流程
2.1、 在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。
2.2、 做好來客接待工作，確認和分發(fā)房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
2.3、 會場桌椅擺設確認：燈光/音響/麥克風/銀幕/講臺/幻燈機/投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。
2.4、 會議現(xiàn)場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發(fā)會議資料。
2.5、專人負責會場的協(xié)調(diào)事務工作(包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等)。
2.6、 確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
2.7、 協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。
2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決。
三、會議后續(xù)工作
1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結(jié)、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。
2、會議后的工作流程
2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
2.2、會議的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2.3、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。
2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
2.5、歡送代表工作。
2.6、會議費用的結(jié)算工作。
四、人員職責
1、會務負責人
1) 聯(lián)絡協(xié)調(diào)
—協(xié)調(diào)會務工作人員的活動。
2) 制定會議方案并實施
—負責擬定和調(diào)整會議方案，會議組織程序，并上報相關領導審核; —負責協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認工作安排和進程。
3) 會場及住宿安排
—負責會議酒店(場地)接洽、預訂及協(xié)議簽訂;
—負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。
4) 負責審核會議對外的文本資料內(nèi)容及相關合作協(xié)議
—各類資料內(nèi)容的確認審核;
—確定印刷地點;
—會場布置的審核。
5) 制定可行性預算
6) 同會議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系
2、 會務助理
1) 各類文本的起草、修改，資料的編排、制作
—根據(jù)會議的要求，負責會議通知書的設計、制作及印刷;
—負責會場背景效果圖的設計與制作;
—代表證、餐券的設計與制作。
2) 負責重要人員的聯(lián)絡事宜
—負責重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認;
—負責重要人員的機(車)票的預訂;
—負責重要人員的專人接、送及陪同安排;
—負責重要人員在會議期間的用車安排。
3) 負責與會代表聯(lián)絡事宜
—負責會議通知書的寄發(fā)及確認回執(zhí)工作;
—負責會務資料的收集、確認并輸入數(shù)據(jù)庫;
—如會議信息有變，負責與與會代表聯(lián)系，及時告知。
4) 負責會場的管理工作
—負責會場及儀器設備的管理;
—提前做好儀器設備的調(diào)試工作;
—負責會場影像/通訊的管理(計算機、ppt資料收集匯總、同傳設備等); —確保會議期間演講嘉賓ppt的收集、正常播放及保密工作。
5) 負責交通管理及安全措施
—負責用車計劃;
—負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。
6) 負責會場安全保障工作
—負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并制定解決方案
7) 會務帳務管理
—會前負責制定收入、支出預算表
—會后負責制作收入、支出明細表
—負責會務費用分配方案的制定、上報及落實
3、 應急人員
1) 負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。
2) 負責參會人員的引領、接待。
3)負責就餐秩序的控制。
4)負責會中其他應急工作。
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