無論是身處學校還是步入社會，大家都嘗試過寫作吧，借助寫作也可以提高我們的語言組織能力。范文書寫有哪些要求呢？我們怎樣才能寫好一篇范文呢？這里我整理了一些優(yōu)秀的范文，希望對大家有所幫助，下面我們就來了解一下吧。
外來文件管理制度篇一
（1）財務部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務必將文件打印并復印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉(zhuǎn)給部門負責人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。
（4）需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。
（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可），連同編制構(gòu)成部門負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負責人的私章。
（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
（2）所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。
（1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負責人，安排原發(fā)放人予以回收。
（2）文件發(fā)放人在回收文件時，務必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內(nèi)簽名后回交。
（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
（1）任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。
（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務必在檔案室存檔備案。
（3）任何文件相關部門負責人接收后務必領學或傳達應執(zhí)行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
外來文件管理制度篇二
為規(guī)范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規(guī)定。
本企業(yè)個部門文件柜、資料柜、墻柜等。
1、各部門辦公室必須按規(guī)定的流程申請、購買文件柜。
2、各部門辦公室必須充分利用文件柜的空間，現(xiàn)場不的擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。
3、文件柜必須定置擺放，文件柜內(nèi)的物品也必須分類并定置擺放。
4、做好文件柜的標識，具體做到以下兩點。
（1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門的右上角。
（2）文件柜內(nèi)貼有“物品清單”，()且一律貼在右門的左上角。
5、文件柜物品必須按“物品清單”擺放整齊。
6、文件柜內(nèi)資料必須編號，分類擺放。
7、文件必須裝在文件夾內(nèi)，文件夾必須有文件目錄及編號。
8、文件柜表面及柜內(nèi)保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。
9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規(guī)定的程序申報維修，不得擅自撬文件柜。故意損壞者，照價賠償。
10、各部門辦公室必須建立文件柜管理臺賬。
11、各部門辦公室必須于每月月底自查文件柜，將自查結(jié)果報有關部門。
12、本規(guī)定由7s活動推行委員會辦公室起草。
13、本規(guī)定接受權屬于“7s檢查小組”
外來文件管理制度篇三
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規(guī)范、產(chǎn)品技術標準、產(chǎn)品設計開發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.1文件的分類
5.1.1文件屬性分類
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開發(fā)流程等。
（4）技術性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。
（5）外來文件：國家有關法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類
（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。
（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。
（4)四階文件：各記錄表單、報表等。
外來文件管理制度篇四
第一條為使機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關文件規(guī)定和工作需要，特制定本制度。
第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長的領導下進行，由秘書科承擔，各專委會和辦公室其他科室配合。
第三條辦公室秘書科確定專職人員負責文件收發(fā)、管理工作。
第四條辦公室設立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關要求配置相應設備。
第五條文件收發(fā)、管理工作，必須嚴格執(zhí)行《國家保密法》及相關法律、法規(guī)。
第六條簽收。外單位送交的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書科負責簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領導。簽收公文要認真檢查包裝是否完整，核對投遞單上收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取處理措施。
第七條登記。秘書科對當日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關、密級、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應視同機要件保存。
第八條分送。秘書科對當日收到的公文登記后，送分管領導提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協(xié)領導出席的重要會議、重要活動，送秘書長閱批協(xié)調(diào)。
第九條擬辦。辦公室分管領導根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：(1)上級機關主送本機關、并需要貫徹落實的文件；(2)本機關所屬部門主送本機關的請示件；(3)平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見。做好擬辦工作，要認真研究來文的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應簡明扼要。
第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領導閱批后，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領導、主管領導，再送其他領導。對需要辦理的文件，則先送主管領導，再送主要領導和其他領導。特殊情況下，也可按實際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領導閱文時作的批示，要及時落實或交辦。
第十一條批辦。政協(xié)領導、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應當簡明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應注明辦理時限。
第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或?qū)Ｎ瘯修k。
（一）承辦公文應按照即來即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時向領導匯報反饋。
（二）對需要轉(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領導的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件，并按照發(fā)文程序?qū)徟?/p>
（三）對只需要知曉內(nèi)容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。
（四）公文承辦完畢，承辦人要在來文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時間。
第十三條催辦。辦公室秘書科對領導批示或轉(zhuǎn)交有關部門辦理的公文，應當及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復的上級機關對市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務的公文；三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請示、報告類公文；四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理，需要對方回復的公文。
第十四條立卷。公文辦結(jié)后應及時將公文底稿、文印件和有關材料整理立卷。
第十五條歸檔。公文歸檔應根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應設立兩套案卷、及時移交檔案室。
第十六條對以辦公室名義制發(fā)的文件，要認真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。
第十七條公文簽發(fā)
（一）《政協(xié)株洲市委員會文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會黨組文件》，經(jīng)秘書長審核并簽署意見后，由主席、黨組書記或其授權的常務副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作，須經(jīng)分管副主席審閱后，再簽發(fā)。
（二）經(jīng)常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案，經(jīng)秘書長或分管副秘書長審核后，由主席或其授權的常務副主席簽發(fā)；轉(zhuǎn)送有關部門的調(diào)查、視察報告，經(jīng)分管副秘書長審核，分管副主席審閱后，由秘書長簽發(fā)。
（三）《政協(xié)株洲市委員會辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室專報》，經(jīng)分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
（四）市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文，經(jīng)分管副主席或秘書長審核并簽署意見后，由主席簽發(fā)；市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，由分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
（五）各專委會需以辦公室名義發(fā)的文件，應送辦公室按程序簽發(fā)。
（六）簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在文件底稿上簽名。
第十八條登記。秘書科要設立專門的發(fā)文登記本，對已經(jīng)領導審簽的文稿進行登記。登記的項目有：發(fā)文字號、文件標題、秘密等級、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應仔細檢查領導簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標注的項目有無遺漏和差錯，附件是否齊全，辦文程序是否正確。
第十九條送印。對擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對工作，由文件起草單位負責。
第二十條施印。除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應加蓋相應的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。
第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式，發(fā)辦公室領導和內(nèi)部單位的文件一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠的采用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。
第二十二條歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應將領導批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。
第二十三條文件的閱讀傳達。文件的閱讀傳達應嚴格按發(fā)文機關的要求執(zhí)行。如需擴大閱讀傳達范圍，必須經(jīng)發(fā)文機關批準。
第二十四條文件的復制。因工作需要翻印或復制上級機關發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機關同意，并請示保密機關。經(jīng)批準同意翻印或復制的文件，翻印件和復制件上要標明翻印、復制機關的名稱。翻印，復印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴大閱讀范圍。
第二十五條文件的匯編。匯編上級機關的秘密以上文件需向上級機關寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機關批復授權后方可匯編。經(jīng)批準匯編的文件，匯編本應按編入文件的最高密級標注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。
第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經(jīng)有關負責人批準后，到保密部門指定的地方銷毀。
外來文件管理制度篇五
確保對文件和資料（包括電子媒體方式形成的資料）進行規(guī)范、科學的管理。
適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務資料等。
3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。
3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負責質(zhì)量體系文件的存檔工作。
4.1文件資料管理全過程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書:外來文件、內(nèi)部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。
c.經(jīng)營財務:經(jīng)營合同、財務資料。
d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。
e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料（圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設施設備驗收資料）、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設施修繕養(yǎng)護資料（大、中修年度計劃、預算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄）、接管驗收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產(chǎn)權基本資料、設備運行維護保養(yǎng)資料。
f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務所需的文件，如政府部門或上級管理機構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標準等外來文件，以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時必須進行認真查驗，并辦理交接登記手續(xù)，同時必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準確性和真實性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟文件必須是原件，在特殊情況下可使用復印件，但必須附上說明。
c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷（格式見標識一）和編號，檔案目錄應編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗小?/p>
d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，對破損或變質(zhì)檔案要及時進行修補和復制。
4.1.4檔案盒的運用（格式見標識二）
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調(diào)閱權限:
a)財務資料除主任外，非財務人員查閱財務檔案資料須經(jīng)客服中心負責人及主任批準，財務人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負責人批準。
b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。
c)查閱工程技術、設施設備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負責人批準。
b.本管理處人員調(diào)閱超出權限，或涉及機密的檔案資料時，應填寫《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準權限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內(nèi)歸還，書籍45日內(nèi)歸還，如需長期使用者，須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱，不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時，應辦理清點、登記手續(xù)，由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，不得隱瞞不報，應立即寫出書面報告，并按情節(jié)追究當事人的責任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作聯(lián)系函、會議紀要:通知、工作聯(lián)系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。
b.對外發(fā)文（業(yè)主/用戶）:凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象，因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
c.對外聯(lián)系函:由相關部門起草，管理處負責人審批（重要事項）后發(fā)文。
d.外部來函:管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來函的原件，復印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關單位，同時做好簽收記錄；如有需要，客服中心應對批示的執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求
a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況，應建立一戶一檔制，并實行電腦化管理。
b.業(yè)主/用戶資料應包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名（是單位的還應有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復印件等）、人員情況、緊急聯(lián)絡電話及聯(lián)絡人等。
c.業(yè)主/用戶檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時查找，更新有關內(nèi)容。
d.業(yè)主/用戶資料要嚴格保密，嚴禁外借。
4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放，同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲，以方便調(diào)閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關借閱手續(xù)，由管理處主任簽字，外借時間不得超過一周。
5.1標識一:立卷格式
5.2標識二:檔案盒卷脊格式（側(cè)面）
5.3標識三:對外發(fā)文（業(yè)主/用戶）格式
5.4標識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
外來文件管理制度篇六
機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。
（一）機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。
（二）按領導簽批的范圍進行傳閱。
（三）需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。
（四）歸檔，交上級部門。
（一）傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進行傳閱。
（二）機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
（三）對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
（一）機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
（二）對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。
（三）借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領導批準。
（四）各級領導要嚴格執(zhí)行領導保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
（五）涉密文件，不得復制或摘抄。
（一）傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。
（二）凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。
（三）干部出差、調(diào)動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
（四）機要人員按上級要求及時將機要文件收回。
外來文件管理制度篇七
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)集團公司有關規(guī)定，結(jié)合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業(yè)務類〈有關業(yè)務合同、客戶函件等經(jīng)營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、cad圖、效果圖、預結(jié)算文件、財務帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1、公司所有文件（除領導或各部門訂閱的辦公文件外）均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經(jīng)理（或分管副總經(jīng)理）閱批后分送相關部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2、一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后，應交辦公室文秘，切忌橫傳。
5、辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔。
6、按照閱文范圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發(fā)文的規(guī)定
1、單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。
3、對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。
2、集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：
（1）公布單位規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
（3）公布單位組織機構(gòu)變動或人事任免事項；
（4）公布單位重大生產(chǎn)、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；
（6）對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
（7）其他有關重大事項；
3、集團各單位日常生產(chǎn)、技術、管理工作中，有關圖紙、技術文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；
2、集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4、文稿擬好后，擬搞人應填發(fā)文申請單，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。
5、辦公室應根據(jù)公司領導指示和有關制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿（對文稿內(nèi)容負責）；
7、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送相關領導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打??；
11、文件打印初稿，應由擬稿人校對，并簽名；
12、文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十三條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：
（1）政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復；
（2）集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）公司及部門各種會議記錄；
（4）公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報等；
（5）有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；
（7）政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
（8）反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；
（9）工作日志和公司大事記；
（10）單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1、文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時效性
是指文件內(nèi)容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程
對于多余、重復、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。 第十七條 文件銷毀要求
經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。
外來文件管理制度篇八
為了便于各部門新文件的下發(fā)，規(guī)范文件會簽程序，加強部門間工作的配合與協(xié)作，特制定本制度：
是為了增加辦事效率和增強制度、規(guī)定的執(zhí)行力度。
需要其他部門配合的工作和其他部門執(zhí)行遵守的制度、規(guī)定。
由文件起草部門確定會簽的內(nèi)容，并填寫《文件簽發(fā)審批單》。審批單中應注明文件名稱、編號、文件類別、主要內(nèi)容、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會簽范圍（寫明需要參與會簽的部門名稱、副總職務名稱）
按各部門的統(tǒng)一順序和要求編號。如：希團字20xx第 號、希人字20xx第 號。
與會簽內(nèi)容相關的主要部門單位。
與會簽內(nèi)容相關的次要部門單位。
會簽單位的領導審閱后，應在《文件簽發(fā)審批單》中會簽單位處簽署本人的姓名且標注日期，以明確責任。
會簽文件分絕密級、機密級、秘密級三種。
1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；
3、公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。
按文件內(nèi)容相關的部門、總經(jīng)辦/集團人力資源部或分公司人行部、相關集團副總和藹總經(jīng)理的順序會簽，將文件正文與文件會簽單一同在會簽范圍內(nèi)傳閱。
1、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態(tài)度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關資料供起草部門參考。
2、各會簽單位及個人自收到需會簽文件后，須在4小時處理時限內(nèi)回復，文件擬定部門負責文件會簽跟蹤工作。各會簽單位必須在會簽單上簽名。
3、文件會簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會簽意見結(jié)果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會簽意見再審后交總經(jīng)理審批。
外來文件管理制度篇九
為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3.1上行文：請示，報告，計劃，總結(jié)；
3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；
3.3平行文：信函，會議紀要。
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件：xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名：落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期：
4.9.1一般應寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應寫經(jīng)過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作：
7.2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員（一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括：流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8.1文號編碼規(guī)則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內(nèi)發(fā)文格式
8.11報告總結(jié)格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。
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