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檔案講課稿件篇一
檔案概論與檔案現(xiàn)象
第一節(jié)
檔案的定義及其分析
一、對已有檔案的定義剖析
（一）直觀描述型檔案定義的優(yōu)勢與劣勢 定義：檔案是某種文書、文件或文書材料
優(yōu)勢：直觀，易理解，能讓人在現(xiàn)實生活中識別什么是檔案（檔案大部分是由文書、文件轉(zhuǎn)換而來。檔案的實存形態(tài)主要是過去的文書、文件。）
劣勢：沒有從檔案在社會生活中的根本作用、價值等角度去揭示檔案的本質(zhì)所在
（二）抽象揭示型檔案定義的優(yōu)勢與劣勢
定義：檔案是一種信息或歷史記錄、原始記錄、記憶工具 優(yōu)勢：有利于人們對檔案本質(zhì)的深入認識與揭示
劣勢：抽象度較高，理解難度大，確指性差，易產(chǎn)生學術(shù)分歧
二、檔案的本質(zhì)及其定義表述
1、檔案的本質(zhì)特性：檔案本質(zhì)是社會生活的原始記錄，即原始記錄是檔案的本質(zhì)特性 檔案的定義：
①國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成有價值的各種形式的歷史記錄（中華人民共和國檔案行業(yè)標準《檔案工作基本術(shù)語》）
②檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固定化信息（檔案是清晰、確定的原始記錄性信息）
③“社會記憶”說。認為檔案的本質(zhì)是“社會記憶”或“人類社會文化的歷史記憶”
④“歸檔保存”說。認為檔案的本質(zhì)是有意識的“歸檔保存”或“保存?zhèn)洳椤?/p>
⑤“積累物”說。認為檔案是“一種文化的積累”
⑥“副產(chǎn)品”說。認為檔案是社會活動過程中形成的一種“副產(chǎn)品”或“分泌物”
三、對檔案定義的理解
（一）社會性
檔案是人們在社會生活中直接形成的，其內(nèi)容是對社會活動的內(nèi)容、過程及結(jié)論的原始記錄，而非自然界的產(chǎn)物。
（二）歷史性
從時態(tài)上講，檔案時已經(jīng)形成的，而不是正在形成或尚未形成的東西
“讓過去告訴現(xiàn)在”“讓歷史告訴未來”
（三）確定性 檔案內(nèi)容信息具有清晰性、確定性，依附于一定的物質(zhì)載體形式而存在的，二者缺一不可
沒有載體形式的原始記錄（如人的口語）不能為檔案
沒有清晰、確定的信息內(nèi)容的原始記錄（如純粹的文物，器具）不能為檔案
（四）原始記錄性
檔案是人們在社會生活中直接形成的原始性信息記錄，對以往社會活動具有直接的原始記錄作用
例：文章、圖書不是檔案，但其手稿、書稿即是檔案；報刊不是檔案，但其文稿和發(fā)排稿是檔案；電影，電視節(jié)目不是檔案，但其腳本、場記、拍攝圖片、播發(fā)稿等記錄物是檔案
從信息論和人類之所以保存、使用檔案的心理根源及實踐需求講，檔案實際是人類追求信息的確定性、可靠性的產(chǎn)物，是社會實踐必須有確定、可靠地信息支持方能有效進行的現(xiàn)實需要產(chǎn)物。
檔案的本質(zhì)特性——原始記錄——不僅是檔案區(qū)別與其他事物的根本所在，而且從根本上決定著其管理方法的基本取向
當今世界各國均以“來源原則”為核心的歷史主義方法作為管理檔案（尤其實體）的基本方法
四、檔案的實存形式及其形成過程
（一）檔案的實存形式
檔案的實存形式是指檔案在現(xiàn)實中具體存在形式，也就是在各種各樣的具體事物中，究竟什么東西是檔案的屬性，什么是檔案，什么不是。
凡是對歷史事實具有某種清晰，明確的原始記錄作用的東西都是檔案的實存形式，均可成為檔案。
檔案的實存形式：a、文書，文件類
b、非文書類：文稿、書稿、錄音、錄像制品、文件的底稿、照片的底片、圖紙的底圖、影片的母片等一般被認為是程度最高的檔案。
（二）檔案的形成過程
檔案的形成過程是指各種形態(tài)的文件，從被制出來到被作為檔案正式保存并發(fā)揮檔案作用的
過程
檔案形成的過程有兩種類型： a、在其被制作時就是檔案，制作者有明確的檔案意識，其制作的目的就是讓其在時間上傳遞，為日后的查證、使用，為自己或后人留下明確的歷史記錄。如：個人檔案、會計憑證、日記、照片、錄音、墓碑等。優(yōu)勢：制作材料較好、耐久、格式嚴格、規(guī)范、便于長久保存且留存狀況較安全、完整。
劣勢：內(nèi)容難以客觀、真實，有虛假不實甚至有作偽、抑惡揚善、報喜不報憂等內(nèi)容偏差、錯誤。
b、被制作時并不是檔案，無檔案意識，其目的是為解決處理現(xiàn)實生活、工作中的具體問題。途徑：處理——鑒定——立卷歸檔 優(yōu)勢：內(nèi)容較客觀真實
劣勢：材料質(zhì)地、耐久性差，書寫不規(guī)范、留存不好
五、檔案的真實可靠性
（一）檔案的內(nèi)容若沒有失誤、歪曲、作偽之處，那么在同一歷史事實均有記載的各種信息中是最真實最可靠的
（二）檔案若有失實、歪曲、作偽之處，那么失實、歪曲、作偽之處乃至偽造，這之一客觀事實也恰恰是有檔案這一實存形態(tài)來已記錄，固化并示之于世人的，它依然有其另一意義上的真實性與可靠性。
因此，檔案只要其自身存在就沒有“假”的，而都是真的，“假”的也是“真”的第二節(jié) 檔案與相關事物的關系
一、檔案與信息
檔案信息是信息的一種存在形式，檔案是人類社會的一種重要信息資源
檔案是一種最真實最可靠最權(quán)威性與憑證性的原生信息資源 信息的確定性與可靠性是信息的根基所在，沒有確定性和可靠性就沒有價值
檔案是一種最重要的信息，檔案是人類所擁有的一種非常重要的信息資源
二、檔案與文獻
區(qū)別：
1、本質(zhì)不同。檔案是社會的原始記錄，是第一手的原生信息；文獻則不論是否是原始記錄，都可成為文獻
2、文獻注重歷史文化價值，檔案則既注重歷史文化價值又注重現(xiàn)實性的查考，實用價值
3、文獻內(nèi)容一般系統(tǒng)、完整，檔案則包括大量的片段、零星記錄在內(nèi)。如測試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單等
三、檔案與文書
文書因其定稿具有較強的原始記錄性，可直接轉(zhuǎn)化為檔案 區(qū)別：
1、檔案的實存形態(tài)不僅僅是過去的文書，還有大量非文書一類的原始性記錄物，同時過去的文書只有原始記錄性強、查考價值高且處理程序完畢的
2、文書雖然有原始記錄，但原始記錄并非文書的本質(zhì)，其本質(zhì)是人們處理、解決現(xiàn)實性具體事務、問題信息的傳遞工具；檔案本質(zhì)是以往社會的原始記錄，主要是在時間上的傳遞
四、檔案與圖書
區(qū)別：
1、本質(zhì)不同。圖書的本質(zhì)是系統(tǒng)知識的結(jié)晶，是人類對自然及社會現(xiàn)象進行系統(tǒng)認識研究的結(jié)果
2、社會功能不同。檔案是解決現(xiàn)實中的實際問題，為了解、研究歷史事實，圖書是為了學習系統(tǒng)知識，陶冶情操
3、圖書記載不是直接原始記錄，經(jīng)過加工的系統(tǒng)知識
五、檔案與資料
資料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念，其外延極為廣泛；檔案可被視為資料，但資料不能
作為檔案看待并使用
六、檔案與文物 檔案因其既有原始記錄的作用，又有突出的歷史文化作用，可看作是文物，但文物不能稱為
檔案；大部分文物是實用性物品，其所記錄的歷史事實的內(nèi)容、信息是不清晰，不確定的
第三節(jié) 檔案的種類 檔案分類涉及三個層面：
一、對檔案的認識性分類（概念分類）即檔案的種類認識
二、檔案實體的管理性分類（實體分類）
三、檔案內(nèi)容信息的管理性分類（信息分類或檢索分類）
（一）公務檔案與私人檔案
公務檔案：主要是過去的公務文件，如法律、法規(guī)、行政公文等 私人檔案：主要是日記、文稿、賬單、票據(jù)、筆記、信函等 私人檔案中的公文檔案：私有組織（企業(yè)或事業(yè)單位）
（二）歷史檔案與現(xiàn)行檔案
歷史檔案：形成時間早，離現(xiàn)在較遠且主要起歷史文化作用 現(xiàn)行檔案：形成時間晚，離現(xiàn)在較近且主要起現(xiàn)實考查作用
（三）文書檔案、科技檔案與專門檔案 文書檔案：實際指行政管理檔案，在社會行政管理活動中形成的，實質(zhì)突出行政性、政治性
科技檔案：在科技、生產(chǎn)活動中直接形成的具有一定保存價值的科技文件。如圖紙、設計任務書、科研報告
專門檔案：通過創(chuàng)造性勞動選擇并保存下來以備考察的各種專門文件組成的有機系的總稱
（四）中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案
中華人民共和國成立后的檔案：指1949年10月1日中華人民共和國成立之后形成的國家所有的檔案
革命歷史檔案：1949年10月1日中華人民共和國成立之前有中國共產(chǎn)黨及其領導的軍隊、政權(quán)、企事業(yè)單位、社團等社會組織及個人所形成的歸國所有的檔案
舊政權(quán)檔案：指1949年10月1日中華人民共和國成立之前除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案
（五）紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案 紙質(zhì)檔案：以紙張為載體的檔案
非紙張檔案：新型載體檔案（聲像或音像檔案：照片、影片、錄音、光盤、錄像）、電子檔案
第二章
檔案的源流
檔案的起源和演變發(fā)展與人類社會物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進步程度密切相關，反映了人類記憶發(fā)展脈絡和水平。
第一節(jié)
檔案的起源
一、檔案起源諸說
中外檔案起源觀點：
（一）文字是產(chǎn)生檔案的必要條件
（二）文字和國家的出現(xiàn)是檔案產(chǎn)生不可缺少的條件
（三）以原始記事方法形成的記錄就是
檔案（結(jié)繩、刻契、編貝、結(jié)珠、圖畫等）
歷史事實表明，檔案是人類社會發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)
物，檔案是人們社會實踐活的原始
記錄
二、中國檔案的起源
中國古代文字的產(chǎn)生和應用不僅標志著中國古代社會文明的發(fā)展水平，而且為產(chǎn)生文字記錄 的檔案提供了重要的條件。
（一）仰韶文化陶器上的符號
（二）龍山文化甲骨文
（三）大汶口文化陶尊上的符號
三、外國檔案起源
（一）古埃及石刻檔案、紙草檔案、泥板檔案
（二）幼發(fā)拉底河和底格里斯河楔形文字
從中外檔案起源過程來看，檔案是人類歷史發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，它的形成經(jīng)歷了一個長
期發(fā)展的過程，他以社會的生產(chǎn)發(fā)展和人類交往的擴大及文
字的發(fā)明為基礎產(chǎn)生于原始公社
向奴隸制過渡的時期
第二節(jié)
檔案的演變
一、紙張前的中國檔案
1、甲骨檔案
2、金石檔案
3、簡牘檔案
4、縑帛檔案
二、紙張前的外國檔案
1、石刻檔案
如：梅騰自傳（迄今為止最早的傳記性檔案）
巴勒莫時刻（埃及最古老的紀年石刻檔案）
漢謨拉比法典（兩河流域階級社會第一部完備的成文法典）
2、泥板檔案
如：拉伽什泥板、西帕爾泥板、哈圖薩什泥板、埃勃拉泥板
3、紙草檔案
如：哈里斯大紙草（是以出土之草檔案中最大的一件）伊浦味陳辭
4、羊皮檔案
如：美國第一部憲法、獨立宣言、人權(quán)宣言
5、蠟板檔案
6金屬檔案
如：羅馬“十二銅表法”
7、棕櫚樹葉檔案 如：貝葉經(jīng)
8、樺樹皮檔案
如：婆羅門手稿、白樺樹皮請愿書（美國1849年）
三、紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案
（一）紙質(zhì)檔案：
1、由于經(jīng)濟實用，書寫和印刷方便，檔
案數(shù)量大為增長
2、隨著檔案數(shù)量的增長和傳遞頻繁，檔
案管理活動的復雜程度也加大，這使檔案的鑒定、分類、保管、編目等工作都
提出了性的要求，很
多國家檔案管理的科學化、規(guī)范化程度提高
（二）音像檔案（聲像檔案或視聽檔案）
1、音像檔案具有更強的直觀性
2、易受光、熱、潮濕、污染物等環(huán)境因素影響，記錄在其
上的音像信息會隨載體的損失而
失真、減弱甚至消失
3、易于復制，對母本的認證以及對文件件的原始性、真實
性的鑒別需要專門的程序和技
術(shù)
（三）電子文件/電子檔案
凡作為“檔案”接收和保存的電子文件均被稱為“電子文件”
而不是“電子檔案”
特征：信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體
之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性以及信息的可
操作性等
檔案發(fā)展方向：高密度、易傳遞、易查找、多媒體
第三章 檔案的價值與作用
第一節(jié)
檔案的價值與作用概述
（一）檔案的價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性，它是主體（檔案利用者及其利用需求）與客體（各不同時代產(chǎn)生的各種類型載體內(nèi)容檔案）之間的關系范疇
檔案價值作為一種關系，是主體需要和客體屬性的統(tǒng)一結(jié)合，主體的需求構(gòu)成檔案價值的前提條件，而客體的屬性是構(gòu)成檔案價值的基礎
檔案價值關系在社會活動中的具體體現(xiàn)就是檔案的作用，檔案的作用通常是指檔案對人們從事的社會實踐活動的影響 “價值”通常是從總體上，一般意義上表示檔案的有益性、有用性，而“作用”往往是從具體的、個別的意義上表述檔案的有益性、有用性。
檔案具有比較穩(wěn)定的特征，而作用則可以根據(jù)社會的發(fā)展需求的變化呈現(xiàn)出多種形式，但二者實際上都包含了檔案及其屬性、主體及其需需要（或社會需要）兩個方面
第二節(jié)
檔案的價值形態(tài)
檔案的價值形態(tài)是指檔案價值的具體表現(xiàn)形式
（一）檔案的憑證價值和情報價值 憑證價值
1、檔案是歷史的真憑實據(jù)，他的這種可資為憑的特征構(gòu)成檔案的基本價值之一——憑證價值
2、檔案的憑證價值是檔案不同于其他各種資料的最基本特征
3、檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，它可成為查考、研究和處理問題的依據(jù)，認定法律權(quán)利、義務與責任的證據(jù)以及政治斗爭、外交斗爭、和教育人民的工具
4、檔案之所以有憑證價值是由與檔案形成的過程中及其結(jié)果的內(nèi)容和形式特點決定的 從內(nèi)容上看：它是從當時直接使用的文件轉(zhuǎn)換而來，并非事后使用另行編制的，因此他客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)
從檔案的形勢與特征來看：文件上保留著真切的歷史標記
情報價值
檔案是事實、知識和經(jīng)驗的記錄，他的這種可靠的、廣泛的、可資參考的特征，構(gòu)成了檔案的又一基本價值——情報價值 檔案記錄了歷史活動的事實和經(jīng)過，也記錄了人們在各種活動中的思維過程，所以它能給人以互有聯(lián)系的、系統(tǒng)的、廣泛的情報信息
檔案的情報價值體現(xiàn)在不同層次的檔案集合中：
1、體現(xiàn)在一個檔案館（室）以致國家檔案館的檔案材料中
2、體現(xiàn)在一定數(shù)量文件的單位組合中
3、體現(xiàn)在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨跡中
（二）檔案的現(xiàn)實價值和長遠價值
1、檔案的現(xiàn)實價值又稱為現(xiàn)行價值，是指檔案對現(xiàn)實的社會實踐活動鎖具的有用性
2、檔案的長遠價值是指檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來，在相當長的時間中能夠滿足社會各方面需要的性質(zhì)
（三）對于形成者的價值和對于社會的價值
1、檔案對于其形成者所具有的價值類似于文件的第一價值，其價值主體是檔案形成者
2、檔案對于社會的價值類似于文件的第二價值，其主體是非檔案形成者
文件的雙重價值指其文件的原始價值和從屬價值或檔案價值
第三節(jié)
檔案的作用
（一）行政作用
檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府賴以建立的基礎
檔案中包含機關、企事業(yè)單位行使職能的法律依據(jù)、處理事務的結(jié)果、重要事實的記錄和大量的工作經(jīng)驗，各級機構(gòu)需要借助這些依據(jù)和經(jīng)驗去制定政策，處理社會、組織、程序等方面的問題
（二）業(yè)務作用
1、檔案記錄了各行各業(yè)的運營發(fā)展的有關情況、成果、經(jīng)驗和教訓，是以往業(yè)務活動的記錄和繼續(xù)開展業(yè)務活動的條件
2、在各項業(yè)務活動中形成的檔案，不僅可以維持業(yè)務活動的正常進行，有時還可以產(chǎn)生明顯的社會效益和經(jīng)濟效益
（三）文化作用
檔案的文化作用主要是人類所創(chuàng)造的一種寶貴的精神文化財富，以及它對與人類社會文化的積累、傳播、發(fā)展與進步所發(fā)揮的各種功能
1、檔案是民族文化積累的集中的體現(xiàn)。檔案是一個民族、一個國家歷史真實的記錄，是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托
2、檔案是歷史文化的積累。檔案中凝聚了歷史經(jīng)驗，蘊涵著社會和事物的發(fā)展規(guī)律，檔案的保存和流傳實質(zhì)是人類文化的延續(xù)
3、檔案是文化創(chuàng)新的基礎。這不僅表現(xiàn)在人們可從檔案中吸取歷史文化的精髓，作用于社會意識形態(tài)，形成新的文化價值判斷，也表現(xiàn)為人類可以在借鑒已有文化成果的基礎上創(chuàng)造新的文化
（四）法律作用
檔案的法律作用是指檔案在解決爭端、處理案件等活動中發(fā)揮的證據(jù)作用，法律作用是檔案憑證作用的重要體現(xiàn)
1、在政治、經(jīng)濟、軍事、外交、領土爭端上檔案的法律作用明顯
2、檔案在維護國家。集體、個人合法利益方面的法律作用也明顯
（五）教育作用
檔案是一種教育資源，他以第一手原始資料見長，詳實的記錄了人們創(chuàng)造歷史的曲折歷程和奮斗足跡，形象生動的反映了社會生活方方面面，其真實性不容質(zhì)疑，具有不可抗拒的說服力和感染力
第四章
檔案事業(yè)及其構(gòu)成
第一節(jié)
檔案工作的內(nèi)容
檔案工作包括：檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作
一、檔案管理工作
檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)的工作
基本內(nèi)容包括：檔案的收集與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統(tǒng)計和利用服務
二、檔案的行政工作 檔案行政工作是以國家各項事業(yè)的需要為目標，對全國以及地方的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導的活動。檔案的行政工作的目的是不斷調(diào)節(jié)檔案事業(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部關系和外部關系，促進那檔案事業(yè)的發(fā)展，為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。
檔案的行政工作的主要內(nèi)容是：以檔案行政部門為組織協(xié)調(diào)中心，培訓和提高檔案工作人員的行政能力和水平，依法行政，通過調(diào)查研究和加強管理，完成規(guī)劃制定、統(tǒng)一制度、行政監(jiān)督、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務指導和咨詢服務的任務，提高檔案的行政效率，從而促進檔案事業(yè)整體水平的提高。
三、檔案教育工作
檔案教育是檔案事業(yè)的重要組成部分，檔案事業(yè)的建設需要發(fā)展檔案教育，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才
（一）我國當年教育的歷史與現(xiàn)狀
1934年，私立武昌文華圖書館?？茖W校設立檔案管理特種教席，標志著我國檔案教育事業(yè)的問世，1939年該校兼辦一年制檔案講習班，1940年正是該為兩年制檔案?？疲?947年后又改為三年制，1946年3月殷仲麒等人在重慶創(chuàng)辦一所私立充實檔案函授（崇實檔案學校）。
1950年9月至1951年1月中南軍政委員會和湖北省人民政府曾聯(lián)合委托原武昌文華圖書館?？茖W校開設檔案訓練班，1951年北京大學圖書館?？妻k過檔案?？瓢?，1952年遼西省委曾舉辦過檔案工作短期研究班，1952年11月15日中共中央和政務院聯(lián)合決定，批準中國人民大學設立檔案專修班，這標志著新中國檔案事業(yè)的正式創(chuàng)立，1953年7月改為專修科，1955年9月擴充為歷史檔案系，1974年被迫停辦，1978年重新恢復并更名為檔案系，1985年進國家教委批準成立了中國人民大學檔案學院，成為全國檔案教育與檔案學研究中心和培訓高等學校檔案師資基地，進入80年代后，我國檔案教育進入了一個大規(guī)模、實質(zhì)性發(fā)展的階段，至今我國檔案基本形成一個多層次、多渠道的較為合理的全國檔案教育網(wǎng)絡體系。
(二)檔案教育結(jié)構(gòu)
檔案教育的目的是造就不同水平、不同層次的各類檔案專門人才。檔案教育結(jié)構(gòu)是一個多層次、多系列的復合結(jié)構(gòu) 從宏觀上看，我國的檔案教育體系一般包括高等教育（我國檔案教育的核心部分）、中等教育、在職繼續(xù)教育和社會教育四個部分
1、檔案的高等教育包括研究生、本科生、?？粕齻€教育層次。
2、檔案中等教育是培養(yǎng)初級檔案管理人員、技術(shù)人員的主要途徑，他辦學的形式主要有中等專業(yè)學校、職業(yè)學校兩種
3、檔案在職教育是對以從事檔案工作人員進行檔案專業(yè)知識的提高性教育
4、檔案的社會教育是指向社會各方面宣傳檔案學知識，增強檔案的社會意識
四、檔案宣傳工作
（一）檔案宣傳的涵義
檔案宣傳是向人們傳播檔案、檔案工作有關信息、思想，從而影響人們行為的過程
檔案宣傳工作的目的是通過宣傳動員、教育和激勵檔案工作者，使他們積極投身于檔案事業(yè)的建設和發(fā)展。同時，通過宣傳擴大檔案工作的社會影響，增強檔案的社會意識，是社會各方面都能關心檔案，重視和支持檔案事業(yè)的發(fā)展，并有效的服務于社會主義現(xiàn)代化建設
（二）檔案宣傳的內(nèi)容
1、宣傳檔案
2、宣傳檔案工作
3、宣傳檔案人員
（三）宣傳檔案的形式
1、口頭宣傳
如：舉辦各種座談會、講座、報告等
2、運用大眾媒體傳播
如：報紙、期刊、廣播、電視等
3、檔案陳列與展覽
如：檔案實物、照片、圖標等
4、檔案專業(yè)報刊
5、檔案網(wǎng)站
五、檔案科學技術(shù)的研究工作
檔案科學研究工作是通過調(diào)查、觀察、實驗、比較、分析等手段，把檔案工作實踐的感性材料加以研究、提煉，上升為理性成果的一項創(chuàng)造性工作
我國檔案研究工作的主要指導思想和根本任務：運用科學的世界觀與方法論，理論聯(lián)系實際，全面總結(jié)我國檔案事業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗，批判性的繼承中外檔案科學技術(shù)遺產(chǎn)，探索我國檔案事業(yè)改革、發(fā)展的規(guī)律以及實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的理論、技術(shù)與方法，為檔案事業(yè)的進一步發(fā)展服務
我國的檔案研究工作按其研究對象的性質(zhì)劃分包括以下內(nèi)容：
1、檔案科學的基礎理論研究
檔案科學理論基于實踐又高于實踐，因此理論研究具有前瞻性和引導性特點
2、檔案科學的應用理論研究
檔案工作是一項管理性、操作性較強的工作
3、檔案科學的應用技術(shù)研究 檔案管理工作是一項專業(yè)技術(shù)性工作
六、檔案國際合作與交流工作
參與檔案國際交流與合作工作，是我國社會主義檔案事業(yè)的一個重要組成部分，是發(fā)展我國檔案事業(yè)的外部條件
第二節(jié)
檔案工作的基本原則
基本原則：集中統(tǒng)一的管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用
一、檔案工作基本原則的內(nèi)容
（一）全國檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理原則 統(tǒng)一管理、分級領導，既是社會主義制度決定的也是檔案工作發(fā)展的客觀需要
第一，國家檔案按規(guī)定分別由各級、各類檔案保管機構(gòu)集中管理
第二，全國檔案工作在各級人民政府的領導下，有各級檔案行政機構(gòu)同意、分級、分專業(yè)管理 第三，對黨政檔案和黨政檔案工作實行統(tǒng)一管理
（二）維護檔案的完整與安全
維護檔案的完整與安全是檔案工作的基本要求
1、維護檔案的完整
檔案的完整包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個方面
2、維護檔案安全
檔案安全包括檔案的實體安全和檔案的內(nèi)容安全兩個方面
（三）便于社會各方面的利用
我國檔案工作基本原則的三個組成部分，是辯證統(tǒng)一的有機整體，統(tǒng)一領導，分級管理是核心，維護檔案的完整與安全是手段，便于社會各方面的利用是目的
第三節(jié)
檔案事業(yè)的管理體制
一、檔案事業(yè)管理體制
檔案事業(yè)管理體制是指檔案事業(yè)管理的體系和組織制度，包括檔案行政管理部門的設置及隸屬關系，權(quán)限劃分等
（一）分散式檔案管理體制
分散制，指一些國家的地方檔案機構(gòu)不接受中央檔案機構(gòu)的領導、指導和監(jiān)督。采用分散制的大多為聯(lián)邦制國家 主要形式有：
1、英國式
2、瑞士式
3、美國式
（二）集中式檔案事業(yè)管理體制
集中制，指一些國家的地方按檔案機構(gòu)接受中央檔案機構(gòu)的領導、指導和監(jiān)督
主要形式有：
1、中國式
2、法國式
3、瑞典式
二、我國檔案事業(yè)管理體制的發(fā)展變化
變動的主要特點：檔案事業(yè)由分散管理逐步向集中統(tǒng)一管理體制發(fā)展過度，集中式管理體制也處在不斷完善之中
盡管我國檔案事業(yè)的領導體制經(jīng)歷幾次變化，但始終堅持黨政檔案工作統(tǒng)一管理的基本原則，重視黨對檔案事業(yè)的領導，重視政府部門對檔案事業(yè)建設與發(fā)展的支持，這對我國社會主義檔案事業(yè)的順利發(fā)展具有重要意義
第五章
檔案機構(gòu)
第一節(jié)
公共檔案館
我國檔案館主要可以分為各級國家檔案館、專業(yè)檔案館（專門檔案館、部門檔案館）、企事業(yè)檔案館
一、國家檔案館
我國國家檔案館一般可以分為歷史檔案館和綜合檔案館兩類，歷史檔案館包括中國第一歷史檔案館（主要保存明清中央機構(gòu)的檔案）和中國第二歷史檔案館（主要保存民國時期各個政權(quán)中央機構(gòu)檔案）。綜合檔案館一般隸屬于各級黨和政府，收集保存黨和國家在各方面活動中形成的檔案，根據(jù)其所處的層次不同，可以分為中央級和地方級兩種類型，其檔案館數(shù)量眾多，是我國國家檔案館和檔案事業(yè)的主體
（一）綜合檔案館的性質(zhì)
我國國家綜合檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機關的管理部門，它既是黨的機構(gòu)，又是國家的機構(gòu)
綜合檔案館的科學文化事業(yè)性質(zhì)，主要表現(xiàn)在：
1、從檔案管理對象來看，它管理的是歷史上政治、經(jīng)濟、軍事、文化和科學技術(shù)等活動記錄，是一種重要的歷史文化遺產(chǎn)和精神文化財富
2、從檔案館的活動方式和工作成果來看，檔案工作一項研究性工作
3、從檔案管的職能來看，他不僅肩負科學管理檔案的重任，而且致力于社會文化服務工作，在繁榮國家文化事業(yè)、促進社會進步和建設社會主義精神文明中具有重要的作用
（二）綜合檔案館的基本職責與具體任務
基本職責：集中統(tǒng)一管理黨和國家需要長遠保管的檔案和有關資料，維護歷史的真實面貌，為現(xiàn)實的社會主義現(xiàn)代化建設和歷史的長遠需要服務
基本任務：1,、接收與征集各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，科學的管理
2、通過多種方式，積極的開展檔案資料的利用工作
3、參與編史修志
二、專業(yè)檔案館
(一)專業(yè)檔案館的基本含義及其發(fā)展歷史
專業(yè)檔案館是指國家專門管理某一方面或某一特殊專業(yè)和技術(shù)活動中形成的檔案而設置的檔案館
我國的專業(yè)檔案館從設置形式來可以分為：全國性專業(yè)檔案館、地方性專業(yè)檔案館和某一專業(yè)系統(tǒng)建立的專業(yè)檔案館
我國最早建立的專業(yè)檔案館是1952年成立的集中管理全國地質(zhì)檔案資料的地質(zhì)館，1958年9月中國電影資料館成立，同年測繪資料館成立，20世紀60年代后又建立機械工業(yè)部檔案、鐵道部檔案館、外交部檔案館、測繪檔案館、氣象檔案館、交通部檔案館、郵電部檔案館、中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館等一系列專業(yè)檔案館
專業(yè)檔案館具有專業(yè)技術(shù)性強、數(shù)量龐大等特點，這決定了對專業(yè)活動中形成的檔案有必要進行集中統(tǒng)一管理。
（二）專業(yè)檔案館的類型
1、特殊載體檔案館
如：照片檔案館、電影資料檔案館
2、城市建設檔案館
城市建設檔案館是指在城市規(guī)劃、建設及其管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料、3、部門檔案館
部門檔案館是指在某一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)，為保管某類專門檔案而設置的檔案館類型
如：外交部檔案館、公安部檔案館、鐵道部檔案館、交通部檔案館等
第二節(jié)
內(nèi)部檔案機構(gòu)
內(nèi)部檔案機構(gòu)主要是在某一機關或組織內(nèi)部設立的，保管本單位形成的檔案，并作為本單位提供服務的檔案機構(gòu)，主要有企事業(yè)檔案管、檔案室兩種類型
（一）企業(yè)檔案館
企業(yè)檔案館是20世紀80年代中后期以后出現(xiàn)的一種檔案館類型
1、企業(yè)檔案館的含義
企業(yè)檔案館是收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館
a、企業(yè)檔案館具有檔案館的一般屬性，企業(yè)檔案館作為檔案館的一種類型，應是保存企業(yè)檔案的基地，是利用檔案史料的中心
b、企業(yè)檔案館收藏和管理本企業(yè)檔案 c、企業(yè)檔案館主要是服務本企業(yè)
2、企業(yè)檔案館的特點 a、綜合性
企業(yè)檔案館是保存本企業(yè)檔案的基地，企業(yè)管理中形成的檔案有：黨政工團文書檔案、科技檔案、會計檔案、經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)管理技術(shù)檔案等 b、專業(yè)性
企業(yè)檔案構(gòu)成中，科技檔案所占比重極大 c、企業(yè)檔案館的職能 a、向本企業(yè)和社會提供服務
b、負責本企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計工作 c、編研檔案信息，開發(fā)檔案信息資源 d、宣傳教育職能
（二）企業(yè)檔案館的設立 企業(yè)檔案館設立應具備的條件：
1、企業(yè)必須是大型以上企業(yè)和企業(yè)集團
2、企業(yè)檔案館的設立必須考慮到企業(yè)檔案工作的基礎狀況
3、企業(yè)檔案館在設置機構(gòu)上應是企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，經(jīng)費由企業(yè)自行解決
4、企業(yè)檔案館在設立時可以考慮實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料的一體化管理，從而實現(xiàn)信息資源的綜合開發(fā)利用，有利于企業(yè)提高信息管理的效率
二、檔案室
檔案室是各機關統(tǒng)一保存和管理本機關檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，是整個機關的組成部分，是屬于機關管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)
（一）檔案的性質(zhì)
1、檔案室是機關內(nèi)部組織機構(gòu)
2、檔案室是保存檔案的過渡性機構(gòu)
3、檔案室的主要任務是服務本機關
（二）檔案室的作用
1、檔案室是機關內(nèi)部具有參謀和咨詢作用的部門，他是機關工作的助手，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持
2、檔案室是全國檔案工作的基礎
（三）檔案室的任務
檔案室的任務是：集中統(tǒng)一的管理本機關各部門形成的各門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料
1、對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督
2、負責管理本機關單位的全部檔案和相關材料，并積極組織提供利用
3、定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交
（四）檔案室的類型
1、普通檔案室
普通檔案室即機關檔案室、文書檔案室，主要負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案
2、科技檔案室
科技檔案室是指保管科技檔案的專門檔案機構(gòu)
3、音像檔案室
保存照片、影片、錄音帶等特殊載體的檔案室
4、人事檔案室（干部或職工檔案室）
5、綜合檔案室
這是機關建立的綜合性檔案管理機構(gòu)，他統(tǒng)一管理本機關形成的各種普通檔案、專門檔案和特殊載體檔案
6、聯(lián)合檔案室
在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機關聯(lián)合起來設置一個檔案機構(gòu)，負責保存和管理這些機關形成的檔案
7、檔案信息中心
將檔案、圖書、情報一體化管理，在原有的圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)、情報機構(gòu)的基礎上設立的統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)
第三節(jié)
檔案行政機構(gòu)
一、檔案行政機構(gòu)的責任與任務
1、檔案行政機構(gòu)的職責
檔案行政機構(gòu)是黨和國家指導和管理檔案工作的部門，由于我國黨、政檔案工作實行統(tǒng)一管理，因而各級檔案機構(gòu)及適當?shù)臋C構(gòu)又是國家機構(gòu)。
檔案行政機構(gòu)的基本職責：在統(tǒng)一管理黨指導、政檔案工作的原則下，分層負責的掌管全國檔案事物，對全國檔案工作實行監(jiān)督、檢查與指導。
2、檔案行政機構(gòu)的具體任務
a、擬定檔案工作的規(guī)章、辦法，建立國家檔案工作制度，制定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃
b、指導和監(jiān)督各機關、部門、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作；規(guī)劃和籌建檔案館，在業(yè)務上指導檔案館工作 c、研究和審查有關檔案保存價值、檔案保管期限的原則和標準，監(jiān)督和審議有關檔案的銷毀問題
d、組織和指導檔案工作業(yè)務經(jīng)驗交流、檔案工作干部專業(yè)教育和檔案科學研究
e、組織和參與檔案工作的國際研究
二、檔案機構(gòu)之間的關系 檔案室、檔案館和檔案局是我國檔案機構(gòu)的三種基本類型。三種檔案機構(gòu)之間的關系：上級檔案行政機構(gòu)對下級檔案行政機構(gòu)具有業(yè)務上的指導和監(jiān)督關系；檔案行政機構(gòu)對同級檔案行館和檔案室等檔案業(yè)務機構(gòu)具有業(yè)務指導和監(jiān)督關系；機關檔案室和檔案館之間具有檔案交接關系，各級各類檔案館（室）之間均無隸屬關系，但有一定的協(xié)作關系
第四節(jié)
新型檔案機構(gòu)
一、文件中心
（一）文件中心的涵義及產(chǎn)生的背景
1、文件中心的涵義
文件中心是一種社會文化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機夠
2、文件中心產(chǎn)生的背景
誕生于二戰(zhàn)期間，政府文件量急劇膨脹，大大加重了文件管理的負擔，為保護文件檔案，在檔案界的倡導和支持，美國軍事部門創(chuàng)建的一種新型文件管理機構(gòu)——文件中心 1988年我國甘肅永靖縣成立第一個文件中心
（二）文件中心的特征和特征
1、文件中心的特征
a、文件中心主要是一種實體性管理機構(gòu)
b、文件中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化程度較高的檔案管理機構(gòu) c、文件中心對其保管的處于休眠階段的文件只有保管權(quán)，無所有權(quán)，文件的所有權(quán)仍屬于形成機構(gòu)
d、文件中心是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構(gòu)，他要對雙方負責
d、文件中心可以同時承擔文件管理咨詢與培訓職能
2、文件中心的類型 a、政府性文件 b、商業(yè)性文件
二、檔案寄存中心(一)檔案寄存中心的涵義
檔案寄存中心是指由國家綜合檔案館或其他獨立法人設立的，為各類企業(yè)、社團以及個人提供檔案寄存有償服務的機構(gòu)。
（二）創(chuàng)辦檔案寄存中心的背景
1、國企改革中，國企檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況
2、非國企檔案管理大多比較混亂
3、社會團體和個人不具備檔案保管的充分條件
三、檔案事務所
（一）檔案事務所的涵義及其產(chǎn)生的背景 檔案事務所是適應近年來我國檔案工作中出現(xiàn)的一些新情況而建立的一種新型檔案機構(gòu)
背景：
1、檔案業(yè)務數(shù)量增加，檔案行政部門不堪重負
2、檔案行政部門人員編制少，檔案局不能完全履行職責
（二）檔案事務所的服務對象和服務范圍
對象：企事業(yè)單位、行政機關、社會團體、個人等等 范圍：指導、咨詢、檔案整理、裝訂，檔案搶救等等
（三）檔案事務所的性質(zhì)及其管理
檔案事務所是獨立經(jīng)營、獨立核算、自負盈虧的企業(yè)型單位
四、現(xiàn)行文件資料中心
（一）現(xiàn)行文件資料中心的涵義及其管理
涵義：現(xiàn)行文件資料中心也稱“現(xiàn)行文件閱覽中心”“現(xiàn)行文件開放中心”等，他是公共檔案館在收集、集中政府機構(gòu)現(xiàn)行文件的基礎上，以政務信息公開為基礎任務，方便社會各界，特別是普通公共查詢、了解政府在社會事務管理各方面現(xiàn)行政策規(guī)定的內(nèi)部機構(gòu)。
（二）現(xiàn)行文件資料中心的運作機構(gòu)與發(fā)展前景
1、從其運作來看，其基礎工作：a、收集、集中一批與用戶查詢要求有關的法規(guī)性和政策性的現(xiàn)行文件或現(xiàn)性文件信息；在收集、集中現(xiàn)性文件的基礎上，對現(xiàn)行文件保密與非保密的界限進行審查 從其發(fā)展來看，需進一步解決的問題：進一步確認現(xiàn)行文件資料中心的合法性地位；建立現(xiàn)性文件報送、收集和管理的常規(guī)性與強制性，保證現(xiàn)性文件開放活動的持久深入開展；制定合理的、科學高效的開放工作制度與管理規(guī)范，明確現(xiàn)行文件資料中心的權(quán)力與義務；嘗試現(xiàn)性文件開放服務方式與手段的創(chuàng)新等
第六章
檔案工作的特點、規(guī)律與發(fā)展
第一節(jié)
檔案工作的特點、地位與效益
一、檔案工作特點
檔案工作的特點是指檔案工作區(qū)別于其他事物的內(nèi)在規(guī)定性。檔案工作就其本質(zhì)來說，是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為各項社會活動服務的工作
檔案工作就其基本特點來說，是一項服務性、文化性、管理型、政治性與科學性的工作
（一）檔案工作的服務性
檔案工作對生產(chǎn)力的發(fā)展和社會全面進步有著不可低估的的作用；檔案工作實現(xiàn)自身價值的這種特殊途徑，決定了它是一項服務性工作；服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本因素；檔案工作區(qū)別于其他服務性工作在于它是以提供檔案信息為社會實踐服務的特殊服務工作
（二）檔案工作的文化性 檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用決定了其具有很強的社會文化性 檔案館工作的文化性表現(xiàn)在：
1、檔案室社會文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產(chǎn)的作用；檔案信息資源是重要的生產(chǎn)因素、無形的資產(chǎn)和社會財富，檔案館作為社會文化的聚集地，匯集了具有重要文化內(nèi)容的檔案
2檔案館具有傳播社會文化知識與信息的作用；檔案館是人類文化財富的寶庫，必然在社會歷史的各個階段為一定的政治、經(jīng)濟、文化服務
3、檔案館具有社會文化教育的作用；教育是人類所創(chuàng)造的文化得以延續(xù)和發(fā)展的主要途徑
4、檔案館具有發(fā)展科學文化的作用
（三）檔案工作的管理性
檔案工作始終都應以維護和確認檔案的原始性為基本任務 檔案的管理性表現(xiàn)在：
1、檔案工作是一項管理檔案的專門業(yè)務
2、檔案工作是信息資源管理的重要內(nèi)容；信息資源管理是為確保信息資源的有效利用，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對信息資源實施計劃、預算、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的一種人類管理活動
3、檔案工作是社會管理活動的組成部分
（四）檔案工作的政治性 檔案工作是一種社會現(xiàn)象，在階級社會中，檔案工作體現(xiàn)這一定的階級關系和階級利益；首先，檔案工作的服務方向是檔案工作 政治性的集中表現(xiàn)；其次，檔案工作的開放程度的大小也是檔案工作政治性的之一；檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一
（五）檔案工作的科學性 檔案工作的科學性表現(xiàn)在:
1、檔案工作是一項為科學研究和科學管理工作提供必要條件的工作
2、檔案工作實踐中包括著特殊的規(guī)律和豐富的科學內(nèi)容
3、檔案工作要大量運用現(xiàn)代管理科學的內(nèi)容和信息技術(shù)的成果
二、檔案工作的地位
檔案工作在社會歷史發(fā)展進程中占有十分重要的地位：
1、檔案是反映人類社會實踐活動的原始積累，是人類文明史的見證
2、檔案是重要的信息資源，是實現(xiàn)科學管理的重要資源條件
3、檔案作為信息資源的重要組成部分，也是一種重要的生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富，他是推動經(jīng)濟發(fā)展必不可少的資源條件
三、檔案工作的效益
檔案工作的效益是指社會對檔案工作的投入與檔案部門社會檔案信息需求的有效滿足程度之間的比較關系 檔案工作的效益區(qū)別其他工作的特點表現(xiàn)在：
1、社會性
檔案工作是一項提供檔案、為社會服務的專門性工作（規(guī)定其效益具有社會性和公益性）
2、隱蔽性
3、滯后性
第二節(jié) 檔案工作的發(fā)展規(guī)律
一、檔案工作的分化與整合規(guī)律
（一）檔案管理一體化
“文檔管理一體化”是指將目前機關中的“文書處理”和“檔案管理”工作，整合成為一個即統(tǒng)一有分工、既有聯(lián)系又有區(qū)別的管理過程
運用新技術(shù)對文書與檔案管理流程進行重組有著極其重要的意義，具體表現(xiàn)在：
1、有利于將文件與檔案管理作為一個整體進行總設計和通盤考慮從而提高文件管理質(zhì)量
2、可以為文檔管理一體化軟件設計提供新的設計思想
（二）檔案、圖書、情報管理一體化
二、檔案工作智能化發(fā)展規(guī)律
（一）運用電子計算機實現(xiàn)檔案管理的自動化
（二）運用計算機及其相關技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，實現(xiàn)文件與檔案信息資源的數(shù)字化及檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化
（三）檔案微縮化與檔案保護水平的提高 檔案智能化帶來的問題：
1、對檔案的原始記錄性提出新標準
2、由于電子文件的證據(jù)性尚無保障，管理方法亦無規(guī)定，其內(nèi)容的原始性通常要借助于形式的原始性來證實和確認，原件成為集兩種原始性于一身的代表
3、來源原則又成為檔案學者關注的理論熱點
4、檔案管理工作中前端控制思想的提出
5、文件管理體制和檔案部門的職能將可能發(fā)生變化
三、檔案工作發(fā)展與社會環(huán)境變化互動性規(guī)律 檔案工作發(fā)展與社會環(huán)境變化互動規(guī)律表現(xiàn)在：
1、社會環(huán)境狀況影響和制約著檔案工作的生存與發(fā)展
2、檔案工作也在參與社會事務的工程中，也對社會環(huán)境變化，特別是社會精神文明與物質(zhì)文明的建設作出的貢獻
（一）影響檔案工作生存與發(fā)展的社會環(huán)境因素
1、社會物質(zhì)生產(chǎn)與檔案工作
社會物質(zhì)生產(chǎn)活動不斷對檔案工作提出新的任務與要求 物質(zhì)生產(chǎn)的發(fā)展決定著檔案工作的基本物質(zhì)條件和技術(shù)條件
2、社會經(jīng)濟政治制度與檔案工作
社會經(jīng)濟政治制度決定著檔案工作的目的和性質(zhì) 社會經(jīng)濟政治制度決定了檔案工作的基本原則
3、科學文化事業(yè)與檔案工作
科學文化的繁榮使人們在科學研究和各種創(chuàng)造性勞動中產(chǎn)生了更多的檔案信息要求，從而對檔案工作提出了新的要求 科學文化活動的發(fā)展能夠推動檔案學理論的研究與普及，檔案在良好的科學文化環(huán)境中，能夠與其他學科相互推動、相互影響，加快發(fā)展步伐
科學文化事業(yè)的發(fā)展能夠為檔案工作提供新的管理理念和科學技術(shù)
4、社會檔案意識與檔案工作
檔案意是人們對檔案和檔案工作的認識水平與敏感度
社會的檔案意識作為一種觀念存在，是現(xiàn)實社會發(fā)展水平的反映 我國社會檔案意識淡薄表現(xiàn)在：
1、重視檔案的史料價值，忽視檔案的決策參考價值
2、重視檔案的憑證價值，忽視檔案的情報價值
3、不少管理者將檔案工作看作一種單純消耗性、輔助性和事務性的工作，對檔案工作缺少必要的投入
（二）檔案工作的社會貢獻與檔案部門的公共關系
1、檔案行政機關的職能拓展需要良好的公共系
2、檔案館的科學文化性質(zhì)決定了檔案部門必須建立良好的公共關系
3、機關檔案業(yè)務的擴大需要良好的社會公共關系
4、新時期檔案事業(yè)的發(fā)展需要樹立檔案部門的良好形象，開展公共關系建設
檔案部門公共關系活動開展途徑：
1、利用檔案工作系統(tǒng)內(nèi)部的專業(yè)報刊和系統(tǒng)外的大眾傳媒工具進行檔案宣傳活動
2、通過策劃新聞事件制造公關時機，擴大檔案工作的影響
3、定期聯(lián)系社會公眾，協(xié)調(diào)各方面的關系
4、宣傳檔案工作的效益
四、檔案工作的社會變化發(fā)展規(guī)律
檔案工作的社會發(fā)展規(guī)律表現(xiàn)在：隨著人類社會活動領域的擴大、社會分工的細化和社會文明程度的提高，檔案的來源與形式日益廣泛和多樣，檔案信息服務逐步社會化，檔案管理越來越具有廣泛的社會意義
檔案服務信息的社會化是指檔案部門在保證國家和公民個人的根本利益不受損害的前提下，最大限度、最大范圍地向社會各方面提供檔案信息
第三節(jié) 檔案工作的國際合作與交流
一、檔案工作國際合作的基本形式
（一）參加國際理事會組織的活動
國際檔案理事會是國際性的檔案專業(yè)組織，1950年8月成立，總部法國巴黎
任務：定期召開國際檔案大會；建立和加強各國檔案工作者之間以及檔案管理有關的機構(gòu)、團體之間的聯(lián)系等
（二）國家間建立雙邊的檔案工作合作關系
（三）開展國際檔案學術(shù)交流活動
二、收集散失檔案、解決國際檔案糾紛的檔案學理論基礎和國家法律依據(jù)
檔案是一個國家和民族的歷史文化遺產(chǎn)，又是維護國家主權(quán)和歷史面貌的重要工具
（一）收集散失檔案的檔案學理論基礎
1、“來源原則”或“全總完整原則”
2、職能所有原則
3、主權(quán)追溯原則
4、歷史連續(xù)性原則
（二）檔案歸還原主權(quán)國的國際進展
第一階段：1922——1954年提出戰(zhàn)時不得占有他國的檔案遺產(chǎn)和戰(zhàn)后必須歸還原主權(quán)國的法律依據(jù)
第二階段：1966——1978年提出檔案是屬于文化財產(chǎn)的重要組成部分，并解決了流失檔案歸還原主權(quán)國的方法問題和理論問題
（三）國家檔案保護、歸屬和繼承問題的國際公約
1954年《海牙公約》、1970年《巴黎公約》、1983年《維也納公約》
“三個公約”的特點:
1、各國對檔案的保護、歸屬和繼承問題有強烈的敏感性
2、檔案的國際立法經(jīng)歷了從保護島歸屬再到繼承，每個階段從開始到結(jié)束又都相隔了十余年
3、國際法的主體，即權(quán)利和義務的承擔著是國家而不是個人，沒有統(tǒng)一的立法機構(gòu)和集中統(tǒng)一的強制執(zhí)行機關
4、國際上涉及檔案立法時，往往會論述或涉及檔案和檔案工作的新知識和新觀點，這具有檔案學理論和實踐的研究價值
第四節(jié) 檔案信息化建設
一、檔案信息化建設的涵義
檔案信息化建設是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務
二、檔案信息的數(shù)字化
（一）檔案信息數(shù)字化涵義與原則
1、涵義
檔案信息數(shù)字化是指可利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫
2、原則
規(guī)范性原則、效益性原則、安全性原則
（二）檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容和形式 檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容兩個不同層次：
1、檔案目錄信息數(shù)字化
2、檔案全文信息數(shù)字化
（三）檔案信息數(shù)字化的困難
1、檔案信息數(shù)字化的技術(shù)還不夠成熟且不經(jīng)濟
2、數(shù)字化的對象問題
3、合作問題
三、檔案網(wǎng)站建設
檔案網(wǎng)站建設是檔案信息化建設的重要步驟，他是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口 檔案網(wǎng)站功能：
1、服務功能
2、宣傳功能
3、交流功能 檔案網(wǎng)站的內(nèi)容：
1、檔案工作信息
2、檔案機構(gòu)信息
3、檔案資源信息
4、檔案利用服務信息
5、地方特色文化信息 檔案網(wǎng)站建設的問題：
1、目標不夠明確
2、提供內(nèi)容信息不夠豐富
3、訪問率較低 對策：
1、設立龍頭網(wǎng)站、門戶網(wǎng)站、樣板網(wǎng)站
2、逐步豐富上網(wǎng)檔案信息
3、注重檔案網(wǎng)站建設的策劃設計，配備專門人才
四、數(shù)字檔案館建設
（一）數(shù)字檔案館的含義
數(shù)字檔案館是利用網(wǎng)絡技術(shù)將分布不同檔案機構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡化方式加以互相連接，提供及時利用實現(xiàn)檔案信息資源共享，實質(zhì)就是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境
（二）數(shù)字檔案館的特點
1、存在方式上的特點
數(shù)字檔案館不是一種物理存在實體，是一種無形的信息組織與利用環(huán)境
2、運行方式上的特點
數(shù)字檔案館運行方式是存取檔案信息的網(wǎng)絡化
3、功能定位上的特點
（三）數(shù)字檔案館與實體檔案館的關系
1、實體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案形成的基礎 數(shù)字檔案館形成的三要素：用戶、檔案信息資源、通訊網(wǎng)絡
2、數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對實體檔案館的館藏建設提出新要求
3、數(shù)字檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務機制
五、檔案信息化建設的基本對策
檔案信息化建設以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息資源社會共享為目標
（一）制度完善
1、檔案信息管理制度標準
數(shù)字檔案信息的采集和存儲標準：數(shù)字檔案信息化建設的重要資源基礎
數(shù)字檔案信息的來源：伴隨著管理進程而形成的電子文件與電子檔案；對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換
檔案信息網(wǎng)絡標準：檔案信息網(wǎng)絡建設可以有三種類型，局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)
2、檔案信息安全標準
檔案信息內(nèi)容安全、檔案信息載體安全、檔案信息網(wǎng)絡安全
3、檔案業(yè)務技術(shù)標準
業(yè)務技術(shù)標準是對電子文件、檔案業(yè)務處理的規(guī)范，包括：檔案信息化建設相關術(shù)語標準、資源的標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標準
（二）資源建設 注意問題：
1、確定納入檔案信息化目標的信息類型
2、檔案信息數(shù)據(jù)庫的的共建
檔案信息數(shù)據(jù)庫包括目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫
（三）強化管理
1、信息化咨詢監(jiān)理機制的建立
2、項目管理
3、規(guī)劃制定
4、外包管理
（四）風險控制
1、組織風險
2、信息安全風險
3、知識產(chǎn)權(quán)風險
檔案講課稿件篇二
檔案學第五組講稿
一、關于國際檔案日
（一）國際檔案日的由來
1948年6月9-11日，位于巴黎的聯(lián)合國教科文組織（unesco）召開了一場專家會議，來自世界上許多國家的檔案工作者參加了會議交流，經(jīng)大家討論決定成立國際檔案理事會（ica）。
2007年11月，為了慶祝2008年6月9日ica成立60周年紀念日，ica全體成員在于加拿大魁北克舉行的年度全體會議上投票決定，將每年的6月9月定為國際檔案日。
ica設立國際檔案日的初衷是向社會宣傳檔案，增強公眾的檔案意識，激發(fā)公眾利用檔案的興趣，最終促進檔案事業(yè)的發(fā)展和社會對檔案專業(yè)的認同。
（二）“國際檔案日”介紹
“國際檔案日”是由國際檔案理事會（international council on archives,簡稱ica）設立的，ica是檔案界的最高專業(yè)組織，宗旨是加強世界范圍內(nèi)檔案機構(gòu)的合作，共同致力于檔案資源的保護和開發(fā)利用。
國際檔案日作為世界檔案界一個盛大節(jié)日，為世界的檔案工作者推動本國檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個契機，有助于檔案館、檔案人員及檔案專業(yè)樹立良好的公眾形象，并幫助公眾了解檔案保管是積累國家和社會記憶的重要手段，促進檔案收集、管理和利用的建設。
（三）設立初衷
“國際檔案日”是由ica設立的，ica選擇6月9日作為國際檔案日是因為這一組織的成立時間是1948年6月9日。專業(yè)同行都知道，ica是檔案界的最高專業(yè)組織，宗旨是加強世界范圍內(nèi)檔案機構(gòu)的合作，共同致力于檔案資源的保護和開發(fā)利用。
ica設立國際檔案日主要有兩點原因。一是ica為了推動社會公眾認識檔案和關注檔案事業(yè)。檔案是人類文化遺產(chǎn)和信息資源的組成部分，是人類經(jīng)濟、政治和社會發(fā)展的有效見證。但在現(xiàn)實生活中，社會公眾對檔案的認知不多，常常把檔案館與圖書館混淆。社會公眾對檔案了解不充分，不太關注檔案事業(yè)，都在一定程度上妨礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。二是ica為了加強自身宣傳，增強檔案專業(yè)及檔案專業(yè)組織的國際影響。ica選擇自身的成立日作為國際檔案日，既可紀念自身的成立時間，又能讓這一特定時間具有更重要的標識意義和更普遍的國際影響。
可見，ica設立國際檔案日的初衷是向社會宣傳檔案，增強公眾的檔案意識，激發(fā)公眾利用檔案的興趣，最終促進檔案事業(yè)的發(fā)展和社會對檔案專業(yè)的認同。
（四）ica設立國際檔案日并確定其具體時間經(jīng)歷了數(shù)年過程。
2004年，維也納第15屆國際檔案大會曾提出議案呼吁聯(lián)合國成立“國際檔案日”當時有2000名與會者贊成該提議。
2005年，在巴黎召開的第33此聯(lián)合國大會宣布將10月27日定為“世界聲像遺產(chǎn)日”。這項決定有助于提升公眾對聲像檔案價值的認識，也進一步凸顯出設立國際檔案日的必要性。2007年，為了慶祝2008年6月9日ica成立60周年紀念日，ica全體成員在加拿大魁北克舉行的年度全體會議上投票決定，將其成立日6月9日定為“國際檔案日”。該項決定最終被ica執(zhí)行委員會通過并在檔案界推行。從此，檔案與檔案人便有了屬于自己的節(jié)日
（五）ica明確提出設立國際檔案日的目標包括五點
1、通過宣傳教育，提升社會公眾的檔案意識，讓其了解檔案對個人切身利益和社會的長遠價值。
2、檔案高級決策者通過制訂檔案政策，更大程度地發(fā)揮檔案在社會良治以及和諧發(fā)展中的作用。
3、教育公共部門和私人機構(gòu)，讓其認識到檔案長期保管和有效利用的必要性。
4、著重宣傳特色檔案、重要檔案和孤本檔案。
5、借助展覽使文件和檔案的表達形式更直觀，增強可視化效果。
（六）國際檔案日設立的意義：
設立“國際檔案日”的意義表現(xiàn)在很多方面。既能推動各國檔案事業(yè)的發(fā)展，也能使各國執(zhí)政者相信有效的檔案保管是優(yōu)化政府管理、提高執(zhí)政透明度、明確責任的前提，還能幫助公眾了解檔案保管是積累國家和社會記憶的重要手段，促進他們廣泛利用檔案。此外，設立國際檔案日有助于檔案館、檔案人員乃至檔案專業(yè)樹立良好的公眾形象。對于那些沒有設立“國家檔案日”的國家來說，國際檔案日可為其提供開展檔案宣傳和增強社會檔案意識的契機;而對那些已經(jīng)有“國家檔案日”的國家來說，國際檔案日也能為其創(chuàng)造強化檔案宣傳和不斷促進檔案事業(yè)發(fā)展的更多機會。
（七）近期活動：
近些年，ica成員國開展了一系列“國際檔案日”的慶?；顒?，形式十分豐富。2009年，塞內(nèi)加爾“國際檔案日”的主題是“信息管理和信息人員保護”，當天召開了“塞內(nèi)加爾檔案榮譽證書”的頒獎典禮及公共檔案服務人員的宣誓儀式;阿爾及利亞通過舉辦展覽來慶祝節(jié)日;日本在山口全州檔案館舉辦紀念講座，此外參眾兩院積極推動《公共文件管理法案》的出臺。
2011年，歐洲理事會“國際檔案日”的口號是“保存過去，現(xiàn)在行動，為將來準備”，重點關注音像檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護;英國啟動新的在線資源，通過數(shù)字化檔案向人們生動展示當時的各種活動，提升英國檔案館館藏的世界聲譽。2012年，國際檔案日的慶祝形式更加多樣，除常見的舉辦展覽、開展會議和舉辦儀式之外，還利用新的社會媒體(微博等)慶祝節(jié)日，讓公眾認識到檔案和檔案專業(yè)的重要性以及檔案與社會生活的密切關聯(lián)。總之，每年的6月9日是檔案專業(yè)和檔案人的節(jié)日，同行齊心協(xié)力表達和傳遞了同一種聲音和信念——讓公眾充分了解檔案和關注檔案事業(yè)!讓檔案機構(gòu)和檔案人的努力充分得到社會認同!
（八）關于國際檔案日活動的探討
在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一開展國際檔案日活動，對于各省市檔案部門借鑒原有活動經(jīng)驗，拓展活動范圍，并在同一主題下開展合作項目大有裨益。活動應以各級檔案部門為主體，活動對象既包括社會公眾，也包括各機關、企業(yè)事業(yè)單位的工作人員和檔案工作者，活動的目標除了 提升社會檔案意識外，還要發(fā)揮檔案的教育功能和加強檔案工作者間的交流，并針對不同對象開展不同類型和內(nèi)容的活動。
（九）中國首屆國際檔案日
2013年，中華人民共和國國家檔案局決定自該年開始，把每年的6月9日即“國際檔案日”作為檔案部門的宣傳活動日。
國際檔案日作為世界檔案界一個盛大節(jié)日，為世界的檔案工作者推動本國檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個契機，有助于提升檔案在大眾、政治家、決策者以及贊助機構(gòu)中的地位。鼓勵新的用戶和擴大用戶基礎，改變檔案部門和檔案專業(yè)的形象，讓檔案界發(fā)揮出它最充分的意義，從而建立起更大的信心和與社會的互動。
（十）2015年國際檔案日宣傳口號
1、紀念6?9國際檔案日增強全社會檔案意識 2、2015年6月9日國際檔案日主題“檔案--與你相伴”
3、發(fā)揮檔案存史資政育人價值
4、守護歷史 傳承文明資政育人 服務社會
5、檔案工作功在當代，利在千秋
6、開發(fā)檔案信息資源，弘揚民族優(yōu)秀文化
7、傳播檔案文化，為打造“十個湯陰”服務
8、立足檔案 面向社會 服務公眾
9、檔案館，政府信息公開查閱場所
10、推行現(xiàn)行文件查閱促進政務信息公開
11、家庭檔案——傳播精神文明的有效載體
12、加快檔案資源開發(fā) 服務社會科學發(fā)展
13、建立家庭檔案 弘揚家庭美德
14、健全“三農(nóng)”檔案服務農(nóng)村三個文明
15、管理檔案保存歷史 傳承文明促進和諧
16、公民有依法利用檔案的權(quán)利
17、保護檔案人人有責
18、堅持依法治檔方針打擊檔案違法行為
19、貫徹執(zhí)行《檔案法》依法查處檔案管理違法違紀行為 20、移交一份檔案，奉獻一份業(yè)績
二、社會檔案意識
（一）檔案意識
所謂檔案意識，是指人們對于檔案和檔案工作在國民經(jīng)濟建設，國家社會生活各方面的性質(zhì)、地位和作用的認識?！稒n案法》的頒布與實施，標志著我國檔案事業(yè)開始走上了依法建設、依法管理的新階段。它從法律的角度向社會提出了認識與重新認識檔案和檔案工作的重要問題。隨著體制的新舊交替，檔案升級活動日漸降溫，人們的思想觀念向“經(jīng)濟效益”高度集中，各單位對檔案的重視程度也隨之大大下降，檔案工作的發(fā)展步履日趨艱難。
（二）我國社會檔案意識薄弱的原因
為什么我國的社會檔案意識如此薄弱？這一問題的產(chǎn)生，既有深刻的社會根源，又有著不可忽視的個人原因
1、雖然我國有著悠久的檔案和檔案工作歷史，有關檔案管理思想的孕育和萌芽同樣歷史悠久。但是這些思想缺乏完整性和較為系統(tǒng)過的理性思考，而將有關檔案現(xiàn)象作為一個獨立性的專門問題進行研究，則始于20世紀二三十年代。正是由于我國的社會政治·經(jīng)濟·文化的落后，導致檔案學科的滯后，這一學科的滯后制約了檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案事業(yè)不發(fā)展，社會檔案意識又怎能不薄弱？
2、社會制度的特點所致。眾所周知，我國古代社會是一個集權(quán)性很強的封建帝國。我國這種經(jīng)濟上自給自足的全封閉和政治上的獨裁，給檔案工作帶來了深遠的影響，記錄帝王將相活動成為古代檔案工作的核心。在某種程度可以說，古代檔案工作可以看成是帝王的家事，既然是帝王的家事，你布衣百姓，便與檔案無緣了
3、對檔案的教育宣傳不足。受傳統(tǒng)社會制度和檔案制度的影響，檔案工作偏重于強調(diào)保密性·機要性，檔案和檔案工作的基礎知識傳授和宣傳甚少。上大學以前，我根本不知道什么是檔案，直到高招報考志愿，我才知道世界上竟然還有檔案學專業(yè)，而且最后很無奈的選擇了這一專業(yè)。等到去我們縣教育局提檔時，帶著一份好奇心向工作人員問“檔案學是干什么的？”得到的回答是“不清楚”。試想，一個檔案工作人員對檔案都“不清楚”，我們的一般百姓，又有幾個對檔案“清楚”的？大量“檔案盲”的存在，與檔案的教育和宣傳不足不無關系!
4、我國檔案工作的發(fā)展狀況所致。從我國檔案工作的現(xiàn)實狀況來看，檔案工作的水平還很低，還處于經(jīng)驗管理向科學化現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變的起步階段。這種狀況嚴重地影響著檔案部門為社會服務的能力，從而使檔案工作長期處于管理提供者與利用者相隔絕的狀態(tài)⑤。檔案工作的鏈條中斷，把非檔案工作者排除在了檔案事業(yè)的大門之外，自然而然，我們的大部分民眾就成為了真正的“門外漢”。
5、我國的國民文化素質(zhì)還比較低，在一定程度上限制了檔案意識的提高。近代以來，由于我國的經(jīng)濟文化的落后，國民文化素質(zhì)普遍不高，限制了人們對檔案和檔案工作的認識和了解，對檔案和檔案工作的誤解和偏見普遍存在。例如，有相當部分的人不了解什么是檔案，它包括什么內(nèi)容，有什么用處，有的人甚至認為檔案只不過是一堆廢紙而已，還有一部分人把檔案理解為“黑色文件”。
（三）當代大學生檔案意識的現(xiàn)狀
1、學籍檔案。當代大學生學籍檔案意識不足。大 學生殊不知從一踏入校門起所持的錄取通知書，入學后所填的學籍登記表、入團和入黨志愿書、學生成績表 和獎懲信息，畢業(yè)時所填的畢業(yè)登記表等都歸入個人 檔案。因此，出現(xiàn)書寫太隨意、用紙用筆不規(guī)范、隨意涂 改等現(xiàn)象，這會給畢業(yè)后入職形成的人事檔案管理和 利用帶來不便，若有不良懲處警告信息，亦會對今后職務評審和職業(yè)生涯發(fā)展帶來不利。當代大學生在校期間應自覺重視學籍檔案，培養(yǎng)起檔案意識。
2、人事檔案。當代大學生人事檔案意識淺薄。大 學生殊不知在離校后他們的學籍檔案就會隨進入職場而轉(zhuǎn)化為公司的人事檔案，不知道其人事檔案會隨工作地點或是工作單位而轉(zhuǎn)遞，不關注其人事檔案信息，沒有人事檔案意識，以致需要查找利用檔案時才盲目奔波，檔案卻不知去向，造成“丟檔”、“壞檔”等情況，更有大學生畢業(yè)時“棄檔”。據(jù)調(diào)查，這些大學生之所以要遺棄自己的人事檔案，除了因為他們覺得辦理人事檔案托管費用太高劃不來以外，主要的原因是他們認為工作能力才是最重要的，而檔案沒什么用，有沒有檔案無所謂。所以有很多的大學生因各種原因而干脆遺棄自己的人事檔案。他們的檔案意識著實令人堪憂。
3、檔案工作。當代大學生檔案工作意識欠缺。大 學生對具體的檔案工作不了解，對檔案處理流程不甚明了，對畢業(yè)后檔案轉(zhuǎn)遞去向不明，缺乏對檔案工作活 動的參與感。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大學生對檔案不太了解的占調(diào) 查對象的52%，對檔案比較了解的為 30%，對檔案很了 解的只占 2%，這說明我們高校的檔案宣傳工作還需要 加強，在實際工作中需要創(chuàng)新工作方法，改變思路，讓大學生能有更多的機會接觸到檔案和檔案工作，才能夠真正培養(yǎng)大學生的檔案意識。
（四）當代大學生檔案意識薄弱的原因
1、社會環(huán)境因素。我國集中的檔案管理體制決 定了檔案和檔案工作的封閉性和神秘性。檔案活動主要集中在各類檔案室、檔案館和檔案局中進行，社會檔案意識不足以影響到廣泛群眾，這在一定程度上限制了檔案事業(yè)的發(fā)展及其宣傳效果。因此大學生對檔案 和檔案工作知之甚少，只有“書到用時方恨少”，檔案意 識的種子缺乏生存土壤。
2、個人知識結(jié)構(gòu)因素。個人知識結(jié)構(gòu)分為主觀和客觀因素。主觀為大學生自身注重工作能力和工作技能的培養(yǎng)，對檔案和檔案工作基本不關注，認為檔案是可有可無的，其認識上的誤區(qū)導致其缺乏檔案意識，忽視了檔案工作的重要性。客觀因素是當前高校教育除了檔案學專業(yè)學生有針對性的課程外，其它專業(yè)基本不涉及檔案基礎知識的教授，在教育投入中檔案基 礎知識課程的缺失造成了大學生檔案意識參差不齊，嚴重影響了其對檔案及檔案工作的認識和看法。
3、高校檔案管理因素。畢業(yè)生檔案具有過渡性、流動性等特點，而當前高校普遍重教學環(huán)節(jié)，輕學生檔案管理的做法，是導致畢業(yè)生檔案意識弱化的外在原因。第一，宣傳力度不夠。高校檔案工作封閉，沒有很好 地與大學生進行互動，大學生缺乏參與感。檔案工作與畢業(yè)生就業(yè)關聯(lián)度不足，要以畢業(yè)生就業(yè)工作為線，把 大學生與檔案工作連起來，調(diào)動其關注檔案的積極性，自覺增強檔案意識。第二，管理內(nèi)容單一。高校檔案管 理內(nèi)容主要是學生成績單、入團和入黨志愿書、獎懲材料以及畢業(yè)生登記表等材料，內(nèi)容枯燥單調(diào)，缺乏活力。高?？梢愿鶕?jù)當前市場所需人才調(diào)整大學生培養(yǎng)計劃，為大學生成立一個在校特色檔案，其中包括社會實踐記錄、參與各種比賽和活動記錄、特色能力展示記錄，甚至是學生個人興趣愛好記錄等，為大學生在求職就業(yè)中增加一份隱形簡歷，為大學生開設一種檔案工 作新模式，充分發(fā)揮其主觀能動性。
（五）如何增強檔案意識
1、面向社會公眾 ——提升檔案意識和檔案影響力 社會公眾普遍認為檔案和檔案館是神秘的，與自己的生活毫無關系，所以面向社會公眾的活動應以檔案館為主體，重在檔案、檔案工作常識的普及和開展社會教育。
（1）以公眾的實際需求和興趣確定活動主題活動主題應與公眾生活緊密相關，使其自發(fā)產(chǎn)生參加活動的興趣。檔案館可以根據(jù)近年來館藏檔案，尤其是民生檔案的利用熱點確立活動主題，也可以根據(jù)當前公眾關注的社會問題結(jié)合館藏確立主題。例如，以宣傳愛崗敬業(yè)為切入點，舉辦“我身邊的勞?！敝黝}活動，展示建國以來本地區(qū)政府表彰勞模、先進工作者的文件，獎章、證書等實物，勞模本人或 家屬可以憑有效證件查閱檔案并復制；以反映上山下鄉(xiāng)運動、知青返城為切入點，舉辦“我的青年時代”主題活動；以生態(tài) 明建設為切入點，舉辦“美麗的家鄉(xiāng)”主題 活動，展示建國以來城市鄉(xiāng)村拆遷改造、環(huán)境監(jiān)測、大氣及水資源等方面的治理，直至現(xiàn)在的掛賬村拆遷、城中村改造等的 政府文件、工作記錄、影像資料等??通 過活動，讓公眾知道檔案館不僅保存了自己所生活地區(qū)的發(fā)展歷史，保存了自己親 身經(jīng)歷的一個時代、事件的歷史，還保存了他們辛苦工作一生的單位的發(fā)展歷史，甚至保存了自己返城、當勞模、婚姻狀況、房產(chǎn)等的相關記錄，檔案中可能就有自己或家人的名字、影像。當社會公眾產(chǎn)生了對檔案館的親切感和依賴感后，他們才能真正關注檔案館的工作，在需要時到檔案館查閱，有珍貴的歷史資料時想著捐贈給檔案館。
（2）針對不同類型的公眾開展相應 的活動 社會公眾存在年齡、文化層次等方面的差異，他們的需求不同，關注點也不同，所以面向不同類型的公眾要設計不同內(nèi)容的活動。對于一般公眾，可以安排參觀 檔案館工作場所、檔案展覽、閱覽宣傳資料并參加知識競 賽等活動，通過接觸實實在在的檔案，讓他們知道檔案是什么，檔案館有什么，檔案有什么用途，如何利用檔案等，體會檔案對其工作生活的重要作用，培養(yǎng)他們利用檔案 的意識；對于文化層次較高的公眾，可以安排聆聽講座、參與利用檔案進行研究等活動，讓他們感受檔案文化的 魅力，激發(fā)開發(fā)檔案資源的熱情；對于學生，除安排參觀、知識競賽外，還可以安排檔案編輯、職業(yè)體驗等活動，提 高他們利用檔案開展研究的意識和能力，為檔案館培養(yǎng)潛在的形成者和利用者。
（3）檔案館內(nèi)、館外活動應各有側(cè)重各有特色為吸引更多的公眾參與，檔案館在舉辦活動時可以在公園、廣場、博物館等地設立分會場。在檔案館內(nèi)舉辦的活動要側(cè)重于介紹館藏和檔案館工作，而在館外舉辦的活動要重在通過宣傳，讓更多的人對檔案和檔案館有初步的認知和了解。
（4）挖掘館藏，把公眾吸引進檔案館作為國際檔案日的主場地，檔案館要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，通過展示特藏檔案原件、檔案展覽及編研作品、檔案館的工作場所等，讓公眾更直觀地感受檔案的魅力。
（5）舉辦有參與性的活動提高公眾的興趣讓公眾與檔案和檔案工作零接觸，能夠展示檔案館的親和力，提高公眾的參與熱情。開展實踐活動時，檔案館工作人員要做好指導和服務工作，以達到社會教育的 的。一是開展檔案揭秘活動，向公眾展示與主題相關的文件、照片、實物等，讓公眾看到在報紙、電視、網(wǎng)絡上看不到的原始檔案，以顯示檔案原始性、真實性的特點。二是開展觀摩或體驗活動，邀約公眾參觀檔案館，參觀或親自參與檔案館查詢、借閱、復制檔案的全過程。三是開展社會研究和檔案編輯活動，邀請學生或一些家庭，利用檔案探尋本學校、本地區(qū)或自己居住社區(qū)的歷史和變化，形成圖文并茂的報告并注明所利用檔案的出處；請大、中學生或部分有研究興趣并具有一定文字能力的公眾利用檔案編輯歷史故事或開展某個專題的研究，活動結(jié)束后可以對編輯的成果進行評比以資鼓勵。
（6）舉辦講座或展覽以展示檔案內(nèi)涵舉辦與主題或其他館藏相關的講座或展覽，多角度、全方位地展示館藏檔案和檔案文化，使公眾充分感受檔 案的內(nèi)涵。內(nèi)容可以涉及公眾現(xiàn)階段比較關注的環(huán)保、疾控、社會保障等方面，或本地區(qū)特色文化、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)方面，本地區(qū)重大活動、重要歷史事件、著名人物等，既可以講述館藏中涉及上述方面的檔案情況，也可以是介紹相關的編研作品。
（7）集中開放一批檔案以提高社會的關注度開放檔案與舉辦活動可以相互借勢，既為活動增加了宣傳點，又廣泛宣傳了開放檔案內(nèi)容。主辦活動的檔 案館可以自己，也可以聯(lián)合本地區(qū)其他檔案館，在活動期間向社會開放一批檔案，借助活動契機，通過各種媒體廣泛宣傳這些開放檔案的內(nèi)容、到檔案館查閱的時間、手續(xù)等，以更大范圍地宣傳檔案館的館藏和工作。而開放檔案又豐富了活動內(nèi)容，使活動更有厚度和內(nèi)涵。
（8）走出檔案館，讓更多的公眾知曉檔案和檔案工作在公共場所舉辦活動，可以吸引更多的社會人員參加，目的在于讓參與者知道檔案是什么，檔案館在哪兒，檔案館是干什么的等。
（9）擺放展板。設計一些活潑的、卡通漫畫式的展 板，用淺顯的語言，生動的事例，介紹什么是檔案、檔案可以幫助老百姓解決什么問題、這些檔案保存在哪兒??
（10）發(fā)放宣傳品和有檔案特色的紀念品，擴大活動的影響范圍。可以將展板上的內(nèi)容印制成手冊；制作介 紹檔案館、檔案館館藏內(nèi)容、與本屆活動主題相關的檔案 知識等內(nèi)容的手冊；含有本地區(qū)所有檔案館位置的地圖；將與活動主題相關的檔案，特別是照片，制作成明信片、海報、光盤等紀念品，作為禮物贈送給活動的參與者等。各種材料都要力求生動、活潑，能吸引參與者在看過之后予以保留而非直接扔到垃圾箱中。
（11）舉辦知識競賽?？梢跃桶l(fā)放的手冊中的小知識舉辦現(xiàn)場問答，并向答對者贈送紀念品。這種形式比較 熱烈，容易吸引觀眾的廣泛參與，通過問答形式可以加強檔案知識的深入人心。
（12）與本地區(qū)其他活動聯(lián)合開展?？梢詫n案日活動作為一項內(nèi)容融入地區(qū)性活動中，或與博物館、圖書館 舉辦的活動聯(lián)合開展，互相借勢，以擴大活動的受眾面和影響力。
（13）深入社區(qū)、農(nóng)村進行宣傳。可以通過表演快板、相聲等群眾喜聞樂見的文藝節(jié)目或舉辦展覽、講座等傳統(tǒng)形式宣傳檔案和檔案工作，尤其是館藏民生檔案的內(nèi) 容、服務方式、利用手續(xù)等。
2、面向檔案形成者 ——強化歸檔責任和保護檔案意識 各單位形成的檔案是檔案館館藏的重要來源，各單位檔案是否齊全完整，整理得是否科學規(guī)范直接影響了 案館館藏的質(zhì)量。各單位工作人員是檔案的形成者，提高他們的檔案意識，對保證本單位檔案的準確、完整、系統(tǒng)具有重要意義。各單位檔案人員開展活動的重點就是宣傳檔案在開展職能工作、處理各項事務、維護單位和職工權(quán)益中的重要作用，文件歸檔和規(guī)范整理的重要性，提升全體工作人員主動歸檔和自覺保護檔案的意識，轉(zhuǎn)變他們認為檔案室就是“守攤”的認識。
（1）開展檔案知識宣傳和競賽。通過單位網(wǎng)、本系統(tǒng) 手機短信平臺、簡報、櫥窗等開展宣傳，包括檔案的基礎知識、法制知識、文件材料歸檔、整理和檔案利用方面的知識等，在此基礎上再開展相關知識的競賽。這樣既普及了檔案知識，又活躍了活動氣氛。
（2）舉辦展覽和編輯畫冊。檔案部門可以單獨，或與 業(yè)務、宣傳等部門聯(lián)合，利用室藏檔案舉辦單位發(fā)展歷史展覽、檔案利用成果展覽或編輯相關畫冊，通過翔實的文件材料和生動的利用實例強化檔案的效用。
（3）開展參觀和體驗活動。邀請單位工作人員參觀檔案室，實地了解檔案的分類、整理、保管、編研等工作，并親自體驗檔案借閱工作等。這項活動可以定期開展，也可以作為新員工入職教育的一部分。
（4）開展檔案工作咨詢。檔案部門可以舉辦現(xiàn)場咨詢活動，發(fā)放有關查詢利用方面的宣傳資料，解答員工的問題；也可以發(fā)放調(diào)查問卷，了解員工需求，為以后更好地 為領導決策和職能工作服務奠定基礎。
3、面向檔案工作者 ——搭建交流業(yè)務提高素質(zhì)的平臺 面向檔案工作者的活動主要是業(yè)務交流和學術(shù)研討，以提高其專業(yè)素養(yǎng)。檔案工作者包括基層檔案室的工作人員、檔案局館的工作人員和檔案學科的研究人員，要根據(jù)他們的需求開展不同的活動。
（1）針對基層檔案人員的活動重在提高其業(yè)務水平基層檔案人員存在更迭頻繁、業(yè)務不熟練等問題，他們需要專業(yè)人員對其進行業(yè)務指導，對工作中存在的問題答疑解惑。所以要從集中指導、培訓的角度舉辦活動。一是舉辦檔案專題培訓或講座，講授檔案專業(yè)知識，提高其工作水平；二是舉辦業(yè)務交流展覽，如編研作品展，讓各單位檔案人員互相學習、促進和提高。
（2）針對檔案局館工作人員的活動重在提高理論水平和開展橫向交流檔案局館工作人員要對本地區(qū)的檔案事業(yè)進行宏觀管理，或?qū)︷^藏檔案進行收集、管理和利用，他們需要了解檔案領域的前沿知識、最新動態(tài)、理論成果、其他地區(qū) 的先進做法等，要借助國際檔案日為他們提供學習和交 流的機會。一是舉辦檔案前沿知識的講座，使其開闊視 野、增長見識；二是舉辦不同專題的研討活動，使不同檔案館間的工作人員可以就同類工作開展研討和交流，互相借鑒、提高；三是開發(fā)館際合作項目，為不同檔案館之間提供合作的平臺，如圍繞一個共同主題舉辦展覽、編輯 史料等，從而促進本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展。
（3）針對檔案學科的研究人員舉辦高層論壇檔案學科的研究人員既包括高校檔案專業(yè)的教授，也包括檔案局館的研究人員，他們需要交流和研討世界或全國檔案領域存在的問題，提出解決方案，為決策人員提供理論依據(jù)和實踐的可行性。要根據(jù)當前檔案學理論與實踐中的熱點、難點問題確定研討主題，為他們提供研討的平臺，之后可將研討內(nèi)容匯集成冊，供其他檔案工作者學習。此外，國際檔案日還為主辦活動的檔案館與博物館、圖書館及其他地區(qū)檔案館的合作提供了平臺。主辦者可以藉此開展與其他國家、地區(qū)檔案部門的交流與合作，共同舉辦學術(shù)活動和展覽等，共享檔案資源及相關成果；開展與本地區(qū)文博部門的合作，相互借勢，提升檔案的文化價值。
4、面向媒體 ——善于溝通并善用宣傳陣地
國家檔案局楊冬權(quán)局長在2011年召開的全國檔案宣傳會議上提出：要進一步鞏固和擴大檔案宣傳陣地，加強傳統(tǒng)媒體陣地建設、擴大新興媒體陣地建設、善于并大力運用公共宣傳陣地。所以在國際檔案日活動中，檔案部門要善于與社會媒體、專業(yè)媒體、傳統(tǒng)媒體、新興媒體等不同媒體，就宣傳內(nèi)容和形式進行深入溝通，借助多種 媒體，讓社會上更多的人知道、參與并持續(xù)關注活動，進而關注檔案和檔案工作。
（1）加強與媒體的深度溝通對于國際檔案日活動的組織者來講，與媒體的溝通，就是要清晰、準確地將活動的對象、內(nèi)容、目的等表達出 來，讓媒體充分了解，并與媒體的宣傳意愿相結(jié)合，從而滿足雙方的宣傳目標。
①與業(yè)內(nèi)媒體的溝通業(yè)內(nèi)媒體面向的對象是檔案工作者，宣傳的重點應是活動的內(nèi)容，尤其是活動的創(chuàng)新點和涉及館藏特色的檔案，以達到為檔案館之間互相借鑒、共同提高、日后開 展合作創(chuàng)造契機的目標。各檔案館可以通過報道了解其 他地區(qū)的好做法，發(fā)掘共同的關注點或同類內(nèi)容的館藏，為今后館際之間合作鋪路搭橋，從而促進全國檔案工作水平的提高。
②與公共媒體的溝通公共媒體面向的對象是社會公眾，宣傳的重點應是活動的時間、地點、形式等，目的是讓更多的公眾知曉。但是公共媒體的宣傳思路和檔案館的意愿不盡相同，公 共媒體在意的是通過抓住公眾“眼球”擴大受眾面，所以他們愿意從社會難點、熱點角度去報道，但從活動或工作本身的角度來看有時會片面。因此檔案館要主動加強聯(lián) 系、協(xié)商，尋求滿足雙方意愿的宣傳點，達到“雙贏”效果。
（2）豐富國際檔案日活動的宣傳內(nèi)容 活動的宣傳既要考慮活動自身的宣傳，還要突出檔 案內(nèi)容和檔案工作的宣傳。
①加強活動自身的宣傳。要全方位、多角度地宣傳 國際檔案日活動，開展活動之前廣而告之活動的時間、主 題、舉辦地點、預約方式等，充分造勢，讓更多的公眾知道并了解這個活動；在活動期間積極報道主場地及各分場地的情況，吸引社會公眾的持續(xù)關注；活動結(jié)束后對參加活動的人員進行訪談、回顧，使活動在公眾心中留下更深刻的印象。
②加強檔案內(nèi)容及檔案工作的宣傳。檔案資料浩如海，檔案工作涵蓋百業(yè)，這為檔案宣傳提供了豐富的資源。要從檔案里發(fā)掘故事，把枯燥的檔案變成有趣的故事；用現(xiàn)實的眼光尋找歷史的檔案，把檔案變成現(xiàn)實的延伸、現(xiàn)實的參照，加強檔案同現(xiàn)實的聯(lián)系，使檔案具有鮮活力，從而提高檔案的吸引力、感召力；要深入宣傳檔案工作的歷史、傳承和作用，提高檔案工作在公眾心中的形象和地位。可以與電臺、電視臺、網(wǎng)絡合作，推出一系列與主題相關的檔案電視片、人物訪談；與本地區(qū)有影響力的網(wǎng)站合作，推出網(wǎng)上展覽等。
（3）發(fā)揮媒體的宣傳作用
①充分發(fā)揮傳統(tǒng)媒體的宣傳作用。積極與黨委、政府的宣傳、新聞出版、文化等主管部門溝通，爭取他們的支持；加強與主流媒體的聯(lián)系與合作，充分發(fā)揮傳統(tǒng)媒體覆蓋廣、受眾多、公信力強的優(yōu)勢，借船出海，借勢而為，爭取更大的社會宣傳力度。
②積極發(fā)揮新媒體的宣傳作用。新媒體是新的技 術(shù)支撐體系下出現(xiàn)的媒體形態(tài)，如手機短信、移動電視、網(wǎng)絡、觸摸媒體等。新媒體以其形式豐富、互動性強、渠道廣泛、覆蓋率高、精準到達、性價比高、推廣方 便等特點在現(xiàn)代傳媒產(chǎn)業(yè)中占據(jù)越來越重要的位置。檔案部門要充分利用新媒體，豐富和創(chuàng)新宣傳渠道，吸引更多的宣傳受眾，尤其可以借助微博、微信、博客、論壇等社交媒體推介檔案和檔案工作，如發(fā)布開放檔案 信息、傳播工作動態(tài)、與公眾交流互動等，充分利用國 際檔案日活動的契機，對通過社交媒體征集、管理、發(fā) 布與利用檔案信息及宣傳檔案文化進行積極地探索和 嘗試。國際檔案日為我們提供了一個宣傳檔案和檔案工作、展示檔案部門和檔案專業(yè)形象、開展檔案界與社會互動的良好契機，我們要抓住這個契機，加強交流合作，推出更多內(nèi)容豐富、形式多樣的活動，吸引更多的 社會公眾關注檔案和檔案工作，充分發(fā)揮檔案的價值和檔案館的社會服務功能。
增強社會檔案意識 推動檔案事業(yè)科學發(fā)展
檔案工作是一項為時代寫歷史、為文明傳薪火、為社會作貢獻的崇高事業(yè)，承擔著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責，功在當代、利在千秋。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開檔案工作者的艱辛付出，更離不開各級領導的重視、社會各界的支持和人民群眾的參與。因此，我們要樹立“大檔案”意識，全社會都來重視檔案、關心檔案、支持檔案、參與檔案，推動我市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展。
第一，要高度重視檔案工作，不斷豐富檔案資源。收集檔案、保護檔案、科學使用檔案，是每個部門單位、每個社會成員義不容辭的責任。我們要高度重視檔案和檔案工作，切實增強社會檔案意識，主動收集經(jīng)濟、政治、科技、人文、社會管理等各方面的檔案資料，不斷豐富檔案資源。各地各部門要切實加強對檔案工作的領導和關心，把檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作納入經(jīng)濟社會發(fā)展總體規(guī)劃及工作計劃之中，支持和保證檔案事業(yè)健康發(fā)展。
第二，要增強科學管檔意識，保證檔案安全規(guī)范?？茖W規(guī)范管理檔案是保證檔案安全和有效利用的前提。因此，各地各部門單位要切實增強管檔意識，自覺整理、管理好檔案，特別是要在三個方面下功夫：首先，要在業(yè)務指導上下功夫，實現(xiàn)管理規(guī)范化。履行好檔案行政監(jiān)督管理職能，提高檔案整理歸檔的規(guī)范化水平。二是要在館室建設上下功夫，實現(xiàn)館庫標準化。三是要在檔案數(shù)字化上下功夫，實現(xiàn)檔案信息化。
第三，要始終堅持服務為先，切實發(fā)揮檔案作用。一是要服務經(jīng)濟建設，促進經(jīng)濟發(fā)展。二是要服務政治建設，促進政務公開。三是要服務文化建設，促進文化繁榮。
第四，要提高依法治檔能力，推進檔案事業(yè)健康發(fā)展。要加強法制宣傳。宣傳檔案知識和《檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等法律法規(guī)，增強全社會的檔案意識。要加大檔案執(zhí)法檢查力度，依法查處各種檔案違法案件，加大監(jiān)督整改力度，不斷提高行政執(zhí)法水平，用法律規(guī)范全市檔案事業(yè)的發(fā)展。廣大檔案工作者要主動適應時代發(fā)展的要求，既要做檔案資料的忠實守護者，更要做歷史資政的辛勤實踐者，自覺加強學習、提高素質(zhì)、愛崗敬業(yè)、無私奉獻，努力使自己成為政治強、作風硬、業(yè)務精的復合型人才，為通遼檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。
參考文獻： 1.徐敘瑢：《發(fā)光材料與顯示技術(shù)》，化學工業(yè)出 版社，北京 ,2003 年 1 月第一版。2.樊美公：《光化學基本原理與光子學材料科 學》，科學出版社，北京 ,2001 年 2 月第一版。3.李建宇：《稀土發(fā)光材料及其應用》，化學工業(yè) 出版社 2003 年版。4.于桂賢、袁紹嘏：《發(fā)光材料的研制及應用》，《化工新型材料》 29(6)(2001):1-5。5.劉耿生：《檔案真?zhèn)握摗?，中國檔案出版社 ,2002 年 5 月第一版。6.陳振乾：《淺談防偽紙張》 , 《中國防偽報道》 , 2005 年 1 期。7.齊成：《常見防偽紙?zhí)匦院蛻妙I域》 , 《印刷 質(zhì)量與標準化》 ,2007 年 5 期。（大連市，郵編： 116029）
檔案講課稿件篇三
第一章
一、1、檔案室類型與任務：主要有普通檔案室、科技檔案室、音像檔案室、人事檔案室、綜合檔案室、綜合檔案室、聯(lián)合檔案室、檔案信息中心。基本任務是，集中統(tǒng)一管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。具體任務是，對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料歸檔工作進行指導和監(jiān)督；負責管理本單位的全部檔案和相關資料，并積極組織提供利用；定期把具有長遠保存價值德爾檔案向檔案館移交。
2、檔案館類型與任務：國家檔案館、部門檔案館、企事業(yè)及其他社會組織單位檔案館?；救蝿帐牵占?、保管和利用檔案，維護檔案的完整與安全，維護歷史的真實，服務于現(xiàn)實和未來。
3、檔案工作機構(gòu)的設置：單位檔案室、文件中心（集中保管并提供利用的機關、事業(yè)單位處理完畢的文件的機構(gòu)）、各級各類檔案館、各級檔案局（《檔案法》的執(zhí)法主體）
4、a、世界上現(xiàn)存最大的一份紙草檔案：公元前1164年，埃及法老拉美西斯四世制成，現(xiàn)存?zhèn)惗夭涣蓄嵅┪镳^。b、世界上創(chuàng)刊最早的檔案專業(yè)刊物：1876年，德國《檔案雜志》。c、世界上第一個提出“檔案學已成為一門獨立學科”觀點的人：1884年法國朗格魯.d、世界上唯一的檔案專業(yè)出版社：1982年1月3日，中國成立了檔案出版社e、世界上唯一的檔案專業(yè)報紙：1995年《中國檔案報》
5、檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，是保存檔案史料的基地，是社會各方面利用檔案資料的中心
二、1、檔案的定義表述為，國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案就是國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音以及其他各種形式的歷史記錄。
三、1、檔案的價值和作用：憑證價值（這是由檔案的本質(zhì)屬性—原始記錄性所決定的）、參考價值（基本價值）。作用：（1）機關工作的查考憑證（2）生產(chǎn)建設的參考依據(jù)（3）政治斗爭的必要工具（4）科學研究的可靠資料（5）宣傳教育的生動素材
2、檔案的基本分類：按生產(chǎn)領域，文書檔案、科技檔案和專門檔案；按制成材料，甲骨、竹簡、縑帛、紙質(zhì)、膠片、磁帶、光盤、食物檔案等；按單位性質(zhì)，政黨機關檔案、事業(yè)單位檔案、企業(yè)檔案、軍隊檔案、農(nóng)村檔案等；按形成時期，建國檔案（歷史檔案）、建國后檔案（現(xiàn)實檔案）
3、檔案工作8大環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案利用、檔案的編研 第二章
一、1、歸檔時間應注意：向檔案室移交的時間一般應該在第二年6月底以前，由文書部門立好卷向檔案室歸檔。
2、文書檔案保管期限劃分：永久和定期，定期中再實行標時制，一般分為30年和10年。
二、1、歸檔：機關各單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為歸檔。
2、歸檔范圍：是指本機關哪些文件應該立卷歸檔，哪些文件資料可不立卷歸檔。
3、歸檔制度：就是確定歸檔范圍、歸檔時間以及歸檔案卷質(zhì)量要求和手續(xù)的一種實用文?；緝?nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求
4、檔案征集公告：是指政府或機關團體向社會公眾宣布檔案征集目的、范圍、方式等事項的一種應用文體。基本內(nèi)容包括：征集范圍、征集方式、聯(lián)系方式
三、1、歸檔要求：（1）歸檔總要求，遵循文件資料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用（2）歸檔注意點，電話答復重要問題、會議記錄、一些高級領導人的即席講話應當記錄下來的形成文字，并要標明作者、時間、地點、辦理情況等；注意基層單位的收集工作，一般收集會議記錄、決議、請示和報告、計劃和總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計報表、分配方案、財會憑證和財務賬簿、單位的簡史等；要求歸檔制度的標準化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應當統(tǒng)一。
2、永久保管的文書檔案主要包括：本機關制定的法規(guī)政策性文件；本機關召開的重要的會議，舉辦重要活動等形成的重要文件；本機關職能活動中形成的重要文件材料；本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復批示，以及重要的報告總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機關制發(fā)的屬于本機關業(yè)務的重要性文件材料；同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料
3定期報管的文書檔案范圍：本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一半文件材料；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性事務管理文件材料；本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；上級機關制發(fā)的屬于本機關業(yè)務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制法的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；下級機關報送的或以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料
4檔案保管期限表的類型：通用檔案保管期限表；專門檔案保管期限表；同系統(tǒng)機關檔案保管期限表；同類型機關檔案保管期限表；機關檔案保管期限表
5檔案銷毀制度的內(nèi)容：銷毀的檔案必須是經(jīng)過嚴格的鑒定后確認失去保存皆知的檔案；銷毀檔案，應以全宗為單位編制的”銷毀檔案清冊”,寫出銷毀檔案報告，報請主管機關或上級檔案管理機關批準。未經(jīng)鑒定和批準，不得擅自銷毀檔案；對已經(jīng)批準銷毀的大難，如無特殊情況，一般可存放一段時間在銷毀；銷毀檔案，應派兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要認真履行職責，并在’檔案銷毀清冊“上簽字蓋章，注明“已銷毀’字樣和銷毀時間、地點、方式；銷毀數(shù)量大，要送指定的工廠進行監(jiān)銷，嚴禁出賣或改為他用；’檔案銷毀清冊’及批準手續(xù)，要歸入相關的全總卷妥善保存 第三章
一、1、全宗：是檔案的基本分類和管理單位，指一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有聯(lián)系的檔案整體。全宗從形成角度看有組織和個人兩類。
2、立卷說明：又稱案卷文件目錄序言，就是文件處理部門在立卷工作告一段落后，為了便于向檔案室移交，方便日后的保管和利用，對機關當年的職能活動、立卷情況和文件材料的大體內(nèi)容作出的敘述式的文字簡介，其形成的文字材料就是立卷說明。
二、1、檔案整理的原則：a、充分利用原有基礎（1）充分的重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。（2）在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況b、保存文件之間的歷史聯(lián)系，文件在來源方面的聯(lián)系、文件在時間方面的聯(lián)系、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系、文件在形式方面的聯(lián)系c、便于保管和利用。保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。
2、以“件”為單位與以“卷”為單位整理的區(qū)別：（1）取消案卷，界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，實現(xiàn)文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程。裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可。（2）分類方法固定為、保管期限、機構(gòu)，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次（3）取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。以件為單位裝訂，不用擬寫案卷題名，跨盒編流水件號，不編頁號只記頁數(shù)（4）歸檔章的位置不限，同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目（5）文件排列方法靈活，便于查閱，利于保密（6）歸檔文件直接裝盒保管，檔案盒的項目設置有了較大變化。無須撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只須填寫盒脊。第四章
1、檔案登記：就是對檔案管理活動中出現(xiàn)的所有重要的事實、行為和數(shù)據(jù)進行隨時隨地的記錄。
2、檔案統(tǒng)計：就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作呢的有關情況。
3、全宗名冊：是對其所管全宗進行逐個登記的一種形式。
4、全宗單：詳細登記每一全宗情況的登記形式，主要應用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。
5、全宗登記表：是一種比全宗單內(nèi)容更詳細的表格。
6、檔案統(tǒng)計的類型：檔案構(gòu)成統(tǒng)計、檔案利用統(tǒng)計、檔案工作人員情況統(tǒng)計、檔案館建設狀況統(tǒng)計、檔案室建立情況統(tǒng)計 第五章
一、1、檔案檢索工具：是揭示和介紹檔案館保存檔案內(nèi)容和成分，記錄、報道、查找檔案資料的手段，是開發(fā)檔案信息資源的工具
2、檔案著錄：是指檔案館室編制檢索工具時對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
3、檔案標引：就是對文件或案卷內(nèi)容進行主題分析，從自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化得檢索語言過程，即對內(nèi)容分析結(jié)果賦予檢索標志的過程。檔案標引是檔案著錄最核心內(nèi)容。
二、1、檢索工具的分類：a、按編制方式分：（1）目錄。案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目錄、全宗目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄（2）索引。文號索引、人名索引、地名索引（3）指南。檔案館指南、全宗指南、專題指南；b、按載體形式分：可以分為以紙張為載體的、以膠片和磁帶為載體的兩大類，其中以紙張為載體的又可分為卡片式、書本式，以以膠片和磁帶為載體的包括縮微目錄和機讀目錄；c、按檢索范圍分：全宗范圍檢索工具、若干全宗范圍檢索工具、以若干個檔案館的全部或部分檔案為對象的檢索工具；d按功能分：館藏性檢索工具、查找性檢索工具、介紹性檢索工具；e、此外，按信息處理手段可分為手工檢索工具和機械檢索工具；按使用對象的不同可分為恭維性檢索工具和開放性檢索工具；按排檢方法的不同可分為分類法的檢索工具和主題法的檢索工具
2、檔案排檢方法：按作者排檢法、按文號排檢法、按字序排檢法、按地序排檢法、主題法 第六章
一、1、檔案保管：是指根據(jù)檔案的成分、狀況所采取的存放和安全保護措施，包括日常工作管理、流動中保護、專門保護等。
2、檔案利用：是開發(fā)檔案信息資源，服務經(jīng)濟建設的直接途徑，是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)
3、全宗卷：是檔案館或檔案室在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件資料所組成的專門案卷
4、檔案用戶調(diào)研工作：就是根據(jù)檔案工作的目的和要求，在廣泛收集和積累有關用戶對檔案信息的各種反應，以及進行實地調(diào)查和考察的基礎上，運用科學的分析研究方法，通過分析、對比、判斷與綜合等邏輯思維過程，提出相應對策與措施的一項工作
二、1、全宗卷的主要內(nèi)容：全宗指南、大事記、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的統(tǒng)計、檔案的利用、計算機在檔案管理中的應用
2、檔案利用工作的基本要求：有正確的服務觀念和良好的服務態(tài)度；充分研究和了解社會需要，熟悉館藏檔案；正確處理基礎工作與利用工作的關系
3、檔案利用基本方式：提供檔案原
件、提供檔案復制件、根據(jù)館藏檔案內(nèi)容制發(fā)檔案證明 第七章
一、1、檔案編研：是檔案館（室）以檔案館（室）藏檔案為主要對象，滿足社會利用的需要為主要的目的，在研究檔案的基礎上編輯史料，編寫檔案參考資料，參加編史修志以及撰寫專門著作的工作
2.全宗介紹：也稱全宗指南，是以文章敘述的形式揭示和介紹某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種檢索工具
3、大事記：是用簡明的文字按時間順序扼要的記載一定歷史時期內(nèi)發(fā)生的重大事件，揭示重要事件和活動的發(fā)生、發(fā)展過程以及他們之間的關系參考資料
4、組織沿革：也稱組織機構(gòu)改革，是系統(tǒng)記載一個機關、一個地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種檔案參考資料
5、基礎數(shù)字匯編：也稱基礎數(shù)字匯編，是以數(shù)字形式反映一個地區(qū)，一個單位或某一方面的基本情況的檔案參考資料，是根據(jù)實際工作需要，從檔案資料中選取有關統(tǒng)計數(shù)字匯編而成的6、專題概要：是用文章敘述的形式簡要說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其他現(xiàn)象的發(fā)展和變化情況的一種參考資料。
二、1、編研工作的內(nèi)容：匯編檔案文件、編輯檔案文摘匯編、編寫參考資料、編史修志
2、現(xiàn)行檔案文件匯編類型：法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會議文件匯編、公報政報、其他專題文件匯編 第八章
1、人事檔案：是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、學識能力、工作業(yè)績的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其各種形式的歷史記錄材料
1、查閱的要求：1）利用黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員。2）組織、人事、勞動部門查閱人事檔案須有手續(xù)完備的信件；其他部門應該持有本單位領導簽字的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審批卷》。3）查閱人員不得查閱本人及其親屬的檔案。4)未經(jīng)領導批準，不得查閱同級人員檔案，下級不得查閱上級人員檔案。5）本單位組織、人事部門一般不得查閱本單位領導人的檔案。6）只準查閱介紹信或?qū)徟碇刑岬降挠嘘P內(nèi)容 第九章
一、1、會計檔案：是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)
2、電子檔案：是指人們在各種活動中以電子計算機為工具產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的具有保存價值的電子文件
3、聲像檔案：是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄，是全宗檔案的重要組成部分
4、照片檔案：是國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的以感光材料為載體的圖像資料。
5、照片檔案的歸檔范圍：本單位在工作活動中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；領導人物或著名人物參與某單位某地區(qū)重大公務活動的照片；反映本地區(qū)重大事件、重大事故、自然災害及異?，F(xiàn)象的照片；本單位向有關單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的照片；與本單位的其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片；外單位形成但經(jīng)本單位選用的照片；其他有保存和利用價值的照片
6、家庭檔案：是以婚姻關系和血緣關系為基礎的一種社會生活組織形式的家庭或家族所形成的檔案。
7、家庭檔案的作用：教育作用、依據(jù)作用、傳承作用、宣傳作用、參考作用
檔案講課稿件篇四
淺談更新檔案管理理念 實現(xiàn)檔案管理科學化
隨著各項制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事檔案管理工作如何主動順應時代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對和認真思考的問題?，F(xiàn)就人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決辦法進行分析。
一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現(xiàn)在的管理需求。
2對人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現(xiàn)象。3 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。
4檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。
5檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。
二、人事檔案管理對策及思考
人事檔案是對個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作實際等內(nèi)容的真實記載和反映，所以，只有加強人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價值，才能更好地為黨組織、人事部門提供工作參考，為人民服務。針對以上存在的問題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點思考及對策。
1.嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原
因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。
2強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。
3健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。
6.提高人民群眾對檔案材料重要性的認識。一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。
7.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。同時，在規(guī)定相應使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔
案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎?？傊?，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。
檔案講課稿件篇五
第一節(jié) 文書和檔案
一、文書、文件、檔案
文書，就是人們在實際事務活動中為了憑證、記載、公布和傳遞等的需要而形成和使用的內(nèi)容系統(tǒng)、體式特定的文字材料。
文件，是由機構(gòu)或個人在其活動的開始、進行和結(jié)束過程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)而構(gòu)成，而不管記錄的形式或載體如何
－－國際檔案理事會電子文件委員會 問題：
文件生命周期理論
“在文件管理的領域內(nèi)像在人類遺傳學的領域內(nèi)一樣，也能夠發(fā)現(xiàn)‘節(jié)制生育’它幫助確定何種文件應該打入火化爐的‘地獄’，何種文件應該升入某個檔案館的‘天堂’，或者，偶爾讓它先到某個文件中心的‘煉獄’或‘挽留所’去呆一個時期?！?/p>
文件在不同的運動階段內(nèi)呈現(xiàn)不同的價值，因而要采用不同的存放地點和不同的管理方式來處置文件。
現(xiàn)行期
半現(xiàn)行期
非現(xiàn)行期
現(xiàn)行價值
憑證價值
歷史研究價值
(形成使用文件部門)
(文件中心或檔案室)
(歷史檔案館)
二、檔案的定義、種類及價值
《清太宗文皇帝實錄》在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的記載 “他物皆記檔案，獨金數(shù)未經(jīng)登記”（王金玉，王永.檔案詞源新證.中國檔案）
楊賓的《柳邊紀略》(1707年)說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木牌故也，存貯年久者曰檔案，曰檔子，積累多，皮條掛壁若檔故了。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子，檔子矣?！?/p>
“檔案”一詞顯然并沒有一個不可更動而必須優(yōu)先采用的、最終的、最完備的定義，它的定義可以在不同的國家作不同的修改，以適應不同的需要。
－－（美）謝倫伯格
檔案，是在執(zhí)行法律和處理事務中制成或收到的因具有永久價值而保存起來的文件的有機體，包括文稿、簿冊、地國、錄音帶和其他文獻材料在內(nèi)。
－－《美國大百科全書》 任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構(gòu)或部門，在自身活動中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案
－－法蘭西共和國檔案法
本法所指的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄
－－中華人民共和國檔案法
（一）定義
檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。
檔案是各種機關組織和個人在其特定的社會活動中形成的檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件-檔案的形式是多種多樣的檔案是原始的歷史記錄-檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件：
使用完畢或辦理完畢的文件才能作為檔案
具有查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存 按照一定規(guī)律保存起來的文件才能最后成為檔案 注意：資料與檔案的區(qū)別
一般說來，凡是對人們研究、解決某一問題有一定價值的所有相關信息均可稱為資料，而無論其具體是什么，文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音錄像乃至文物等，只要對于人們研究解決某一問題有信息支持價值，都可看成是資料。檔案可以被看作資料，但資料不能作為檔案看待并使用。
（二）檔案的種類、紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案
2、文書檔案、科技檔案與專門檔案
文書檔案
科技檔案.工程檔案：竣工圖
專門檔案：人事檔案
3、歷史檔案（舊政權(quán)檔案、革命歷史檔案）
與現(xiàn)行檔案 奏折
舊政權(quán)檔案
舊政權(quán)檔案
革命歷史檔案
（三）檔案的基本價值 案例：
東京巨額遺產(chǎn)案追蹤
趙欣伯
趙碧琰
趙宗陽（趙重光）
《第三帝國的興亡－－納粹德國史》
美國記者 威廉.夏伊勒
憑證價值
參考價值
問題：
檔案真實性指什么： 檔案是真實的歷史記錄？ 檔案內(nèi)容的真實？
檔案內(nèi)容的真實等于記錄形成者觀點的正確？
汪偽檔案中的罪惡一頁
第二節(jié) 文書工作與檔案工作
注意：
文書學與檔案管理學的傳統(tǒng)理論認為：以歸檔為界，歸檔以前是文書處理工作，歸檔以后便開始了機關檔案管理工作。
一、文書工作
文書工作，也稱文書處理工作，是指文書的形成、處理和管理等一系列互相銜接的程序和手續(xù)。
文書處理主要內(nèi)容
文書的制作形成（擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、蓋章等）文書的傳遞（收發(fā)、登記、分發(fā)、傳送等）
文書的辦理（擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等）文書的管理（保管、保密等）文書的整理歸檔或銷毀
文書工作機構(gòu)及其組織形式 集中形式
除承辦外，其他環(huán)節(jié)集中由辦公廳（室）統(tǒng)一處理。分散形式
由辦公室（廳）和各業(yè)務單位的文書部門或?qū)Ｂ殹⒓媛毜奈臅藛T來分工負責。
二、檔案工作
通常所說的檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務工作，即用科學的原則和方法管理檔案。
檔案管理工作從理論上劃分為兩個基本方面：
實體管理
檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用
檔案工作基本內(nèi)容包括以下八項：
檔案的接收和征集
檔案的整理
檔案價值鑒定
檔案保管
檔案編目與檢索
檔案編輯與研究
檔案利用服務
檔案統(tǒng)計
簡稱收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計工作。
檔案工作機構(gòu)
檔案實體管理機構(gòu)：
（1）檔案室、檔案信息中心
（2）檔案館
（3）文件中心
（4）檔案寄存中心
（5）檔案事務所 檔案行政管理機構(gòu)
如:檔案局
組織內(nèi)檔案工作機構(gòu)的組織形式:分立型、綜合型。
三、文檔一體化系統(tǒng) 文檔一體化，就是從文件和檔案工作全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。
課程內(nèi)容： 文書處理工作 文件整理歸檔工作 檔案整理工作 檔案保管工作 檔案檢索工作 檔案開發(fā)利用工作
聲像檔案的管理 電子檔案的管理
參考書籍：
趙映誠：文書工作與檔案管理.高等教育出版社
陳祖芬：職業(yè)秘書資料與檔案管理教程.清華大學出版社 靳古隆：機關文書與檔案管理模擬訓練.陜西旅游出版社 陳琳：檔案管理技能訓練.機械工業(yè)出版社
孫淑揚、邱曉威：檔案計算機管理教程.中國人民大學出版社 劉家真：電子文件管理理論與實踐.科學出版社
第一章 文書處理工作
文書處理工作，是指文書的形成、處理和管理等一系列互相銜接的程序和手續(xù)。
登記
收文登記簿
填寫文件處理單
宏遠電機股份公司公文處理單
交辦公室主任擬辦
宏遠電機股份公司公文處理單
交王總批示
宏遠電機股份公司公文處理單
將通知交信息中心李主任，請他負責辦理（承辦）。5月10前催辦一次
李主任會議后填好辦理結(jié)果、日期和其他有關內(nèi)容，和文件一起送回陳秘書 歸檔整理
取回后送機要室蓋章 填寫發(fā)文登記簿
發(fā)文登記簿
一、文書處理工作主要程序
收文程序：簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、查辦、整理歸檔等程序。
發(fā)文程序：草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、整理歸檔等程序。
第二節(jié) 文書處理具體程序簡介
一、簽收
秘書在送來的《文書投遞單》或《送文登記簿》上簽字，需要認真核對和清點。
二、登記
文件登記是機關管理與保護文件的一種工具，用它記錄文件的收進、發(fā)出和運轉(zhuǎn)情況，統(tǒng)計文件的數(shù)量和檢查文件的處理周期。
收文和發(fā)文一般應分別進行登記，密件和平件應分開登記。
登記的形式有簿式、卡片式和聯(lián)單式。簿式登記易于保存，是一種普遍使用的登記形式。
三、分發(fā)與傳閱
分發(fā)是指文書工作人員將文件分送給有關領導人、有關部門或承辦人員。
傳閱指單份或份數(shù)不多的文件，需要經(jīng)許多位領導人和部門閱知與處理時，由文書工作人員組織先后在他們中間傳遞和閱讀工作
分發(fā)給本機關領導人和各部門的文件，均應履行簽收手續(xù)。
注意：
傳閱工作應以負責組織傳閱的文書工作人員為中心點，各個閱文對象收退文件均應直接與組織傳閱的文書人員聯(lián)系，以利保密和安全。
傳閱工作必須建立登記手續(xù)，閱文人應在閱讀文件后簽全名和簽注時間。
四、擬辦與批辦
擬辦是部門或承辦人對于某份文件準備如何辦理所提出的初步意見，以供機關領導人或有關負責人審核定奪。
擬辦的意見，相當于一種請求或建議。案例： 擬辦者
“來文內(nèi)容違背ⅹⅹ文件精神，不宜批準。劉 ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日” “此件提法不妥，建議慎重處理。王 ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日。”
“該件反映問題不清楚，也不全面，不宜做明確批示。建議領導實地調(diào)研一次，或請ⅹ ⅹ處再了解一下。劉 ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日?！?程序性擬辦與實質(zhì)性擬辦
“請ⅹ ⅹ 同志閱。張ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日?！?/p>
“該件反映問題不清楚，也不全面，不宜做明確批示。建議領導實地調(diào)研一次，或請ⅹ ⅹ處再了解一下。劉 ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日?！?/p>
擬辦多由具體的承辦人、秘書部門負責人、業(yè)務部門的負責人承擔。
擬辦的意見應寫在“文書處理單”上。
批辦是機關領導人或部門負責人，就某份文件應如何處理，對有關承辦部門或承辦人所作出的批示意見。
批辦意見宜寫在“文書處理單”上。
批辦這一程序，在次序安排上有兩種：
一是先批辦后交承辦人承辦
一是先由承辦人擬辦，然后批辦
五、催辦、查辦
文件的催辦、查辦工作指的是對于需要辦復的文件，根據(jù)緩急情況和承辦時限的要求，適時對承辦工作進行督促檢查，以防止積壓和延誤。
六、發(fā)文審核與簽發(fā)
審核（核稿）是由秘書部門負責人或單位領導人對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)作好準備。
審核是文書處理的關鍵環(huán)節(jié)之一，也叫做“把口”或“把關”。
（一）審核要做到“六查”：
1.查是否需要行文，以什么名義行文，是否符合行文規(guī)則要求； 注意：行文制度的基本規(guī)則
分清隸屬關系，領導與被領導關系。
黨、政、工、青、婦等不同系統(tǒng)機關之間，無論級別如何懸殊，都是不相隸屬關系。
行文關系，是發(fā)文機關與收文機關之間依據(jù)組織轄屬和職權(quán)范圍而形成的關系。
根據(jù)系統(tǒng)和級別兩個因素可以把社會各機關間形形色色的行文關系歸結(jié)為三類：
隸屬：領導與被領導，指導與被指導，決定因素就是同一系統(tǒng)的不同級別。平級：同一系統(tǒng)相同級別；不同系統(tǒng)的相同級別。不相隸屬：不同系統(tǒng)的不同級別機關之間的關系。
黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文；
其他部門和單位，不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。
需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。
黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的機關部門行文。
黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文
案例中地委統(tǒng)戰(zhàn)部該怎樣行文才是合適的，才能實現(xiàn)目的？
一是向地委請求以地委或地委辦公室名義向各縣（市）委發(fā)文并起草代擬稿；
二是地委統(tǒng)戰(zhàn)部行文指示各縣（市）委統(tǒng)戰(zhàn)部提出貫徹落實意見報縣（市）委批準。
一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。
上行文行文方式：
行文方式，是將文書運行到終極收文機關的方式。
逐級行文-
越級行文
多級行文
《關于將我市列入全國“優(yōu)化資本結(jié)構(gòu)”試點城市的請示》（德陽市政府向四川省政府行文，請求報轉(zhuǎn)國務院審批）
下列幾種特殊必要情況下，才可超級向上行文：
由于情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機造成損失的問題； 上級機關交辦的并指定越級直接上報的事項； 對直接上級機關進行檢舉、控告的問題；
直接上下級機關之間有爭議而無法解決的事項； 需要直接詢問、聯(lián)系的極個別的具體問題等。
涉及多個部門職權(quán)范圍之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當應當責令其糾正或者撤銷。
同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。
同級黨的機關、同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；
政府及其部門與同級黨委或軍隊機關及其部門可以聯(lián)合行文；
政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位、公司也可以聯(lián)合行文。
向上級機關行文，原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。
“請示”應一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。
2.查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策及上級政府的有關規(guī)定是否一致，與平行機關和本部門的已有的規(guī)定是否矛盾；
3.查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；
如：撞車與頂牛
4.查要求和措施是否明確具體，切實可行；
5.查文字表達是否準確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范； 6.查公文格式是否符合規(guī)定。
注意：
“收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘書部門應當進行審核?！?/p>
－－《行政機關公文處理辦法》
簽發(fā)指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。
一般由主要領導人或具體分管的副職領導人簽發(fā)，也可由秘書長、辦公廳（室）或部門負責人簽發(fā)。
聯(lián)合發(fā)文或內(nèi)容涉及其他部門的公文，要實行會簽。
簽發(fā)時應在發(fā)文稿紙的簽發(fā)一欄寫明意見，簽署姓名、日期。
簽發(fā)人對文稿的內(nèi)容和行政效力負責。
七、其它
復核、繕印、校對、用印、留注、整理歸檔等。
一、歸檔文件的整理與歸檔
歸檔文件的整理與歸檔是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)。
歸檔文件的整理是指將處理完畢、具有一定查考利用價值的、應作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“卷”或以“件”為單位進行整理使之有序化的過程。
立卷整理
按“件”整理
歸檔，狹義的概念指文書部門將系統(tǒng)整理好的文件（案卷或案盒）定期移交給本單位檔案室，以便集中保管。
在我國歸檔工作已成為一項制度，即通常所說的“歸檔制度”。
注意：
文書學與檔案管理學的傳統(tǒng)理論認為：以歸檔為界，歸檔以前是文書處理工作，歸檔以后便開始了機關檔案管理工作。、文件整理歸檔的范圍
1、一般情況下整理歸檔文件范圍
注意：是否與本單位工作有關；是否有保存價值。上級來文
本單位形成的各種文件
下級報送的文件
其它文件（不相隸屬單位、平級單位等來文）
2、不歸檔的文件范圍
未定稿的文件和一般性文件的歷次修改稿
上級任免、獎懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦理的文件 無查考利用價值的事務性、臨時性文件 來訪者的介紹信
非隸屬單位發(fā)來的不需要辦理的文件 重份文件
無特殊保存價值的信封
等
3、不同系統(tǒng)、不同單位應根據(jù)自身情況制定本單位的“文件歸檔范圍”、“文件保存期限表”或“文件廢棄規(guī)定”
注意：
確定文書整理歸檔的范圍，應以國家檔案局2006年12月18日，第8號令發(fā)布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》-（1987年12月頒發(fā)的《關于機關檔案保管期限的規(guī)定和》 《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》 已廢止）的基本思想為指導，結(jié)合本機關形成檔案的實際情況來確定。
三、歸檔文件整理的步驟和方法
（一）編制分類方案類目
分類方案是文件整理歸檔的計劃，是根據(jù)組織工作活動的規(guī)律，在研究組織的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織機構(gòu)及分工情況的基礎上，預測每年可能形成的文件，按照文件整理的原則擬制出來的歸檔文件的類別和條目。
檔案分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間和內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。
注意： 每年形成的文件材料只能組合成 10 個左右案卷的小單位 , 也可以不分類。
1、基本分類方法(分類的單一標準)。
現(xiàn)行機關常用的檔案分類方法(分類的標準)
(1)分類法
判定下述文件應分別歸入哪一立卷。
注意：跨文件的立卷歸屬年 新的規(guī)定
跨一般應以文件簽發(fā)日期為準。
對于計劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬?？缧纬傻臅h文件歸入閉幕年?？甾k理的文件歸入辦結(jié)年。
當形成無法考證時，為其歸檔，并在附注項加以說明。
p96舊的規(guī)定
①一般文件放在寫成年來立卷。如果是年終寫成，在第二年初批準、通過和發(fā)出的，則可放在批準和通過的立卷。②對計劃、總結(jié)、報表、預算、決算一類文件，由于它們的時間針對性很強，一般要放在針對來立卷。跨的或多年的計劃，如五年計劃、三年計劃等，放在開始的立卷；跨或多年的總結(jié)，則放在最后的立卷。
③經(jīng)過跨處理完畢的文件或案件，可放在辦畢或結(jié)案的一年立卷。如第一年末來文到第二年年初才辦完的，可以放在第二立卷。
④跨的請示與批復，放在復文年立卷，沒有復文的放在請示年立卷。
⑤為某項工作或某次會議收集的有關文件材料，不按文件原來的寫成或內(nèi)容針對，而應放在使用的立卷。即作為附件、參考材料或會議印發(fā)的學習資料，應考慮與該項工作或該次會議的文件一起立卷。
⑥跨三年以上的工作、工程建設等形成的文件，如數(shù)量不多，可把從開始到結(jié)束的文件材料立在一起。數(shù)量大的，也可以分開立卷，但全部材料一般應集中在一起保管。
⑦轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的文件，應按轉(zhuǎn)發(fā)時間立卷；被批轉(zhuǎn)的文件原件，在原件作者單位仍按原來文件的寫成立卷。
⑧因工作需要臨時設立的機構(gòu)，存在時間不長，文件又比較少，工作雖跨，也可不分立卷，放在工作結(jié)束或工作活動的主要立卷。2)組織機構(gòu)分類法
它是按機關內(nèi)部的組織機構(gòu)對檔案分類。一個機關內(nèi)部的每一個組織機構(gòu)名稱，就是檔案的一個類名。
適用于：
內(nèi)部組織機構(gòu)比較穩(wěn)定、分工明確的機關。
主要用于對文書檔案的分類。
注意：
①類別的順序
如：按先黨、工、團后行政，先綜合性辦公部門后專業(yè)部門，先主要部門后次要部門的方法排序。
②對跟幾個機構(gòu)都有關的文件材料確定歸類范圍。(3)問題分類法
它指按照檔案(文件材料)內(nèi)容所說明的問題(事由、主題)進行分類。
一般是參照內(nèi)部機構(gòu)的不同職能按問題分類。
若檔案數(shù)量不太多 , 職能相近的內(nèi)部機構(gòu)的檔案(文件材 料)可合并為一類問題。
若檔案數(shù)量太多，可在各類下仍按問題設置屬類。
適用于：
機構(gòu)小，內(nèi)部機構(gòu)只有簡單分工，各機構(gòu)的職責范圍界限劃分不太清楚，工作常有交叉；
一些大中型機關的內(nèi)部機構(gòu)不穩(wěn)定，變動頻繁且較大。
主要用于對文書檔案的分類。
（4）型號分類法，即按產(chǎn)品或設備的各類與型號來劃分單位的產(chǎn)品檔案或設備檔案的類目。（5）課題分類法，即按獨立的研究課題（或稱專題）來劃分科研檔案的類目。（6）工程項目分類法，即按獨立的基建工程來劃分基建檔案的類目。
（7）專業(yè)性質(zhì)分類法，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分檔案的類目。（8）檔案形式分類法，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分檔案的類目。2.復式分類法
一般機關大多采用復式分類法。復式分類法，指把兩種以上基本分類法結(jié)合起來的分類方法。
《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》第四條規(guī)定：“分類一般采用一組織機構(gòu)（問題）進行分類?！?/p>
（1）－組織機構(gòu)分類法
1985年 黨辦
紀檢委??
l986年 黨辦
紀檢委??
??????
若各部門內(nèi)檔案數(shù)量大，可按組織機構(gòu)或問題設置三級類目，多數(shù)機關采用“－機構(gòu)－問題”復式分類法。
(2)一問題分類法
3.結(jié)合保管期限的分類方法
文書檔案，按照結(jié)合保管期限的復式分類方法進行分類。
“期限－”分類法
1985年
1985年
永久
1986年
長期
1986年
1985年
短期
1986年
“－期限－機構(gòu)（或問題）”分類法 “期限－－機構(gòu)（問題）”分類法
（二）初步整理 即平時整理。
（三）系統(tǒng)整理 立卷
按“件”整理
（四）歸檔
第二節(jié)
文書立卷的原則與方法
一、立卷的概念
立卷，是指將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。
案卷，也稱卷宗，是經(jīng)過系統(tǒng)整理的具有共同特征、緊密聯(lián)系的若干文件材料的組合體
立卷所組成的案卷是傳統(tǒng)文書檔案管理的基本保管單位和統(tǒng)計單位
凡是需要立卷的文件，必須按照文件在自然形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。
二、文書立卷的原則
文書立卷必須遵循的原則是： 保持文件之間的歷史聯(lián)系 便于保管和利用 區(qū)分保存價值
(一)保持文件材料之間的有機聯(lián)系
文件材料在內(nèi)容特征方面的聯(lián)系
文件材料在責任者或形成者特征方面的聯(lián)系
文件材料在時間特征方面的聯(lián)系
文件材料在文種、載體等形式特征方面的聯(lián)系
文件材料的地區(qū)特征方面的聯(lián)系
文件材料的通訊者特征方面的聯(lián)系
(二)便于保管和利用
分類整理文件材料進行立卷
案卷厚薄適度。最薄的案卷不宜少于 20 頁 , 最厚的案卷不宜多于 200 頁。使用“互見法”
針對文件材料的特點立成“活卷”或“死卷”
（三）應當區(qū)分文件材料的保存價值
根據(jù)國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的關于文書檔案保管期限的規(guī)定，案卷應劃分為永久、長期（16－50年）和短期（15年以下）保存三種保管期限。文書檔案保管期限表(1987年）
7、本機關召開會議的文件材料
7.1本機關召開的工作會議和重要的專業(yè)會議文件材料
7.1.1通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料 永久 7.1.2典型材料、代表發(fā)言、簡報 長期 7.1.3小組會議記錄、參考材料 短期
2006年新規(guī)定為永久和定期。定期為30年和10年。
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；
（五）本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關機構(gòu)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；
（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的或以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。
保存時間的計算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。
機關形成的人事、基建、會計及其他專門檔案保管期限，國家另有規(guī)定。
各機關在使用國家檔案局制定的《文書檔案保管期限表》時，不可機械套用，應當結(jié)合本機關的實際情況，編制出本機關或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，經(jīng)本機關領導人審查批準后執(zhí)行，并報同級檔案行政管理部門備案。
三、文書立卷的方法
1、根據(jù)文件的特征立卷。
根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。
“六個特征”立卷法
問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。
將文件按這六個特征進行組卷，稱為“六個特征”立卷法
（1）按問題特征立卷
①海濱市教委關于加強學生思想工作的指示；
②育才學校關于當前學生思想狀況的調(diào)查報告；
③育才學校關于加強學生思想工作的決定。
共同特征：同一個問題 “關于學生思想工作”。
案卷的標題：《海濱市教委、育才學校關于學生思想工作的指示、調(diào)查報告、決定》。
問題特征是指文件材料的內(nèi)容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質(zhì)等具有的共同特點。
關于處理某某貪污盜竊案件的文件材料
關于某工廠擴建購買設備問題的文件材料。
某大學關于評定老師業(yè)務職稱問題的文件材料。
關于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件材料
思考：
按問題特征立卷，在立卷工作中已經(jīng)成為一種常用的、主要的立卷方法。有人主張立一事一卷的“小卷”。為什么在機關的實際立卷工作中，按問題特征立成的案卷占多數(shù)呢？
一是方便查調(diào)檔案。
二是按問題特征立卷有很大的靈活性。舉例：
關于中小學教育問題的文件
市人民政府的文教辦公室
立一個關于中小學教育問題的文件案卷。
市教育局
分立成人事調(diào)配、教學情況、學生思想教育、財務管理、勤工儉學活動等若干案卷（2）按時間特征立卷。
時間特征是指文件形成的時間和文件內(nèi)容所針對的時間。
現(xiàn)行機關的公文立卷，一般都是分開進行的，所立成的案卷也可以說都具有文件形成的特征。
按時間特征立卷，要正確劃分文件的所屬，這是立卷前需要解決的問題。
（3）按名稱特征立卷。
《××地區(qū)九縣(市)檔案局工作計劃》
文件按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件組合在一起進行立卷的方法。
人們通常將工作計劃、總結(jié)報告、工作簡報、會議記錄、合同、統(tǒng)計報表等文件材料按名稱特征立卷。
名稱特征立卷的靈活運用
①在文件數(shù)量不多時，人們通常將名稱相近和保存價值相近的文件合并立卷。
比如決定和決議，條例、辦法和章則，指示、意見和帶有指示性質(zhì)的通知，計劃、安排、工作要點和規(guī)劃，報告、總結(jié)與工作情況等，可以合并立卷。
②有的文件名稱使用范圍很廣，有些文件雖然名稱相同，但實際性質(zhì)又有年所不同。
如，“通知”這一文種，既有政策性、指示性通知，又有一般事務性通知，它們的性質(zhì)和作用不同，保存價值也不同，不宜合并在一起立卷。
（4）按作者特征立卷。
按作者特征立卷，就是將反映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷的方法。《新港市工業(yè)局黨委關于黨風廉政責任制、干部考評的意見、實施細則》
注意
作者特征的靈活運用:
收文按上級機關
非隸屬的有關機關
下級機關、平級機關等
文件作者類型分別立卷
（5）按地區(qū)特征立卷
按地區(qū)特征立卷就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起進行立卷的方法。
（6）按通訊者特征立卷
通訊者特征是指文件的收發(fā)或問答雙方。
按通訊者特征立卷，就是將針對一個或幾個問題雙方機關的總的往來的文件，組合在一起進行立卷的方法。
如：《××區(qū)教育委員會關于招生工作與市教育委員會的往來文件》
《鐵路局關于水陸聯(lián)運問題與長航局的往來文件》
不能將通訊者特征與作者特征混合使用，二者有所不同。
2、“六個特征”在組卷時的靈活運用
在一個案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學的可行辦法。例如：
《中共××區(qū)委組織部1995年關于干部任免的通知》
這個案卷，就具有作者、時間、問題、文種四個特征。問題特征是主要的，其他三個特征是結(jié)合使用的。
結(jié)合運用責任者和問題特征立卷
結(jié)合運用責任者、時間、問題特征立卷
結(jié)合運用責任者、時間、問題、文種特征立卷 《中央電大2000年教師職稱評定和聘任審批表》
《新港市第一機床廠2001年新產(chǎn)品研制的計劃、總結(jié)、報告》
《新港市工業(yè)局關于整頓企業(yè)的計劃、報告、通知、規(guī)定》
結(jié)合運用責任者、問題、文種特征立卷
結(jié)合運用通訊者、問題特征立卷
《 ××大學與××工廠關于新產(chǎn)品開發(fā)的往來文件》。
《××省勞動局關于勞動力調(diào)配的報告》
在機關的實際立卷工作中，對“六個特征”的使用頻率也是不相同、不平衡的。問題、作者、名稱三個特征比較常用，而地區(qū)、通訊者特征使用不多。
3、根據(jù)文件類型組卷
是針對文件材料的類型特點，采用的相應的組合案卷的方法
會議文件
多的一會數(shù)卷
少的一會一卷
如：《某市輕工局1993年輕工科技工作會議文件》
例行會議文件材料，分會議種類組成數(shù)卷，其中會議記錄一本一卷。
如：《中共某縣委常委會議記錄》
統(tǒng)計報表、預（決）算、名冊、憑證，黨、團、工會、人事勞動部門開出的通知書、介紹信及其存根等材料，一般按同一名稱、格式組成一卷或數(shù)卷。
如：《某縣工業(yè)系統(tǒng)專業(yè)技術(shù)人員花名冊》
《某市1990年財政收支情況統(tǒng)計報表》
工作計劃、總結(jié)等文件，一般按時間、問題、文種等特征組卷
如：《某局1990的年工作計劃》
非訴訟案件（紀檢監(jiān)察案件）材料。一個案件可組合成一卷；多的可分保管期限組成幾卷，少的可同類案件合并組卷。
如：《某貪污案件材料》
人民來簡報、刊物?？砂疵Q數(shù)期組成一卷或一期組成一卷。
科研、生產(chǎn)、建設等管理工作中形成的圖表和說明材料?？梢粋€項目或一個項目不同階段的材料組成一卷或數(shù)卷。
專業(yè)機關（單位）專業(yè)文件材料。如稅務機關的稅收征管文件材料、房地產(chǎn)部門的房地產(chǎn)文件材料可按針對的對象將文件材料組成一卷或數(shù)卷。如一個單位、一幢房子的文件材料分別組成一卷或數(shù)卷
4、適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限。
信來訪材料。可按反映的問題或作者或處理形式組卷。注意：
立卷工作的承擔者、組織形式和時間 注意一： 立卷歸檔的承擔者
國家規(guī)定由文書部門立卷歸檔。采用分散立卷形式的單位，由文書部門和業(yè)務部門立卷歸檔。組織形式：
集中立卷形式；分散立卷形式；集中與分散相結(jié)合形式
注意二：文書立卷的分工
分清文書立卷的范圍，還要明確文書立卷的分工。
一般來說來，應該立卷歸檔的文件材料，應以本機關、本部門為主。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里立卷，是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里立卷。一般作如下處理：
（1）黨委討論決定而以機關行政名義制發(fā)的文件，劃歸行政辦公室。（2）業(yè)務部門起草而以機關行政名義制發(fā)的文件，劃歸業(yè)務部門。（3）幾個部門聯(lián)合簽署的發(fā)文，劃歸主辦部門。（4）綜合性會議的文件材料 , 劃歸機關辦公室。
（5）以機關名義召開的專業(yè)性會議文件材料 , 劃歸承辦業(yè)務部門。
（6）上下級黨政機關、單位發(fā)來的文件 , 劃歸承辦的辦公室或業(yè)務部門。（7）上下級機關、單位業(yè)務部門之間往來的文件 , 劃歸對口的業(yè)務部門。
注意三： 立卷歸檔的時間
文書檔案的文件材料的立卷時間在年終,即在第二年初將上一年的文件材料立卷。
文書檔案的歸檔時間在第二年上半年,即6月底以前將案卷移交給檔案室。
其它門類檔案的文件材料的立卷歸檔時間另有規(guī)定。
第三節(jié) 文書立卷的準備工作（平時整理）
文書立卷工作不能等到一年終了才開始動手，而應該在當年工作進行的過程中，隨時為立卷做好必要的準備。事先編制好立卷類目； 做好平時歸卷工作。
一、編制立卷類目（歸卷類目）
立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。
立卷類目，是指機關文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據(jù)本機關工作活動的規(guī)律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。
機關文書處理部門應當在上年未，本年初擬制或修訂本機關的立卷類目。
作用：
立卷類目是平時收集、鑒定、分類整理、組合文件材料進行立卷的工具。立卷類目是查找利用歸卷文件材料的工具。
（一）立卷類目的構(gòu)成 立卷類目，由類、目、號三部分組成。
（二）編制立卷類目的方法、要求
1、設類
立卷類目的類(屬類)應當跟本機關全宗內(nèi)檔案分類方案的類(屬類)一致。
2、擬寫條目
立卷類目的條目是預先擬寫的在新可能形成的案卷標題。
注意：
比較準確的預計新的一年可能形成的案卷(文件材料的組合), 是擬寫好條目的首要問題。
3.編號
編號指對劃分出來的類(屬類)和各類(屬類)內(nèi)的條目進行系統(tǒng)排列，然后選擇使用一種編號方法編定順序號。
條款的順序號又稱為文書處理號。編號目的：
便于固定類目的順序以及卷宗的放置秩序；
便于采用“對號入座”的方法將文件材料歸入卷宗。
二、文件材料的平時歸卷
平時歸卷，是指機關的文書立卷人員依據(jù)已經(jīng)的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內(nèi)。
（一）平時歸卷的方法、要求
1.準備平時歸卷使用的卷宗和文件柜
（1）卷宗的準備
①卷宗的數(shù)量應比歸卷類目中條目的數(shù)量稍多一些。
②標注卷宗的封面和背脊的標簽
卷宗封面標簽
保管期限：
類：
條目：
③在每個卷宗里放入一張或幾張文件目錄。
文件目錄(2)文件柜的準備
文件柜的數(shù)量,應當根據(jù)每年形成案卷的數(shù)量多少來確定。一個五層文件柜,大約可排列存放 200－300 個文件盒。一般機關準備一個五層文件柜就夠用了。
(3)將卷宗排列放置在文件柜里
文件柜各層標簽
層號：
保管期限：
類：
.將處理完文件材料歸入卷宗
平常對各部門返回的每份文件材料的內(nèi)容和形式特征隨時進行分析,依據(jù)歸卷類目，采用“對號入座” 的方法將文件材料歸入對應的卷宗里。
(l)對照歸卷類目 及檔案保管期限表，鑒定每份文件材料。文件材料若沒有保存價值,可以放入“不應歸檔的文件材料”的文件盒里。
(2)對照歸卷類目，分析每篇文件材料應當歸入哪一個類及其屬類和條目，明確該條目的編號(文書處理號或歸卷號)。
(3)找出該條目的卷宗，文件材料按歸入卷宗的先后順序，在文件目錄上登記,在卷宗里依次存放。
文件目錄放在卷宗內(nèi)首頁位置。
（二）平時歸卷的靈活處理
當某一條目的歸卷文件材料太多時 , 應增加卷宗。
當文件材料因沒有相應的條目無法歸卷時，可將文件材料暫時放入“待歸文件”的卷宗里。
平時歸卷實質(zhì)上是對收集來的應歸檔的文件材料進行分類整理、鑒定和初步組合案卷的過程，也是積累、保管應歸檔文件的措施。
意義
(1)有利于文件材料的安全保存(2)有利于文件材料的查找利用
(3)有利于提高年終立卷的質(zhì)量和效率 三、五步突擊分組“（五步分類法）”
有的機關如沒有編制立卷類目，未進行平時歸卷，對收集齊全的全年文書，甚至歷年積存的凌亂文書進行突擊清理立卷，應依循《文書立卷程序》的要求，實行“五步分類法”，按以下步驟，將全部文書逐項分開：
1、分。按文書形成或內(nèi)容針對分開。
2、分級別。按文書作者與立卷機關的行文關系分成上級、下級、本級。對本機關請示與上級批復，或下級請示與本機關批復，為保持文書之間的緊密聯(lián)系，則放在一起。
3、分機構(gòu)。按本機關撰寫或承辦的部門分開。
4、分問題。按文書內(nèi)容所反映的問題分開，注意優(yōu)先保持內(nèi)在的、本質(zhì)的、有機的聯(lián)系。
5、分期限。根據(jù)《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，按不同保管期限分開。
四、歸卷文件材料的日常管理 借閱利用
查找方法：
查閱歸卷類目或收發(fā)文登記簿 → 查出歸卷號 →文件柜和卷宗標簽→ 卷宗 →卷宗內(nèi)文件目錄 → 所要借閱文件
借閱應制定有關規(guī)章制度，辦理借閱手續(xù)，填寫《文件借閱登記簿》 文件借閱登記簿
定期檢查
第五節(jié) 文書按件整理與
《歸檔文件整理規(guī)則》
一、文書立卷改革的爭論
文書立卷一直處于改革中，只是每個時期，改革的角度、幅度、力度不同而已。經(jīng)過十幾年的探討，最后形成了兩種做法、兩派觀點的爭議： 立“卷”派。
以“件”整理派。
改革思路：“簡化整理、深化檢索”
二、《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺
我國檔案主管部門從1997初開始，著手《歸檔文件整理規(guī)則》的起草和修改，并進行反復的調(diào)研和論證，1998年成立課題組進行研究，歷時四年的反復爭論和修改，直到2000年12月6日才由國家檔案局檔案館發(fā)布，并于2001年1月1日起正式實施。
《規(guī)則》的出臺并未結(jié)束關于文書立卷改革的爭論。中華人民共和國檔案行業(yè)標準
歸檔文件整理規(guī)則
the arrangement rule of filing documents
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
2015年國家檔案局又發(fā)布新版da/t 22—2015 《歸檔文件整理規(guī)則》
（自2016年6月1日起實施，代替da/t 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》）
新版對舊版做了一些修改，并增加了一些內(nèi)容。
標準適用范圍擴展：紙質(zhì)和電子文件材料（文書檔案，其它類型檔案參照執(zhí)行）思考：
與傳統(tǒng)立卷工作比較，新的文件歸檔整理做法有什么根本不同，你是如何評價的？ 《規(guī)則》中的“件”與“自然件”是否是一個概念？ 新舊版本《規(guī)則》有什么不同？
三、歸檔文件整理基本步驟（程序）將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等 紙質(zhì)歸檔文件還包括：修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；
電子文件還包括：格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等。
1、組件
歸檔文件的整理單位－－件
自然件
非自然件
一般以每份文件為一件，文件正本與定稿（包括歷次修改稿）為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，正本與翻譯本，中文本與外文本為一件
轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，簡報、周報等材料一期為一件；
會議記錄一年一本的，一本為一件；
注意：
來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。文件排序
紙質(zhì)文件修整并裝訂
歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制（如傳真件）。
按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，復制件在后；
轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；
來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；
文件處理單在前，收文在后；
漢文文本在前，其它文字文本在后。
應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。裝訂的材料不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。
禁止使用：回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封
永久保管的歸檔文件 宜采取線裝法裝訂 直角裝訂
縫紉機軋邊裝訂 “三孔一線”裝訂
使用不銹鋼訂書釘、漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的歸檔文件
需要向綜合檔案館移交的，裝訂方式同永久保管。
不需要向綜合檔案館移交的，可同上，也可使用不銹鋼夾或封套裝訂。紙質(zhì)文件編頁
一般應以件為單位編制頁碼。逐頁編制。
標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置?？梢员３衷许摯a不變： 已印制成冊并編有頁碼的；
擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的。
2、歸檔文件的分類 一般采用三級分類：
—機構(gòu)（問題）—保管期限、—保管期限—機構(gòu)（問題）—保管期限等兩級分類
可用于規(guī)模較小、公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位
按分類
將文件按其形成分類
按保管期限分類
將文件按劃分的保管期限分類。
按機構(gòu)（問題）分類
將文件按其形成或承辦機構(gòu)（問題）分類。
3、歸檔文件的排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
注意：
確定最低一級類目
如：在 —機構(gòu)（問題）—保管期限分類方案中
保管期限即為最低一級類目
4、編號、加蓋（生成）歸檔章
歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。
在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。
檔號結(jié)構(gòu)
檔號：z109-ws·2011-y-bgs-0001
檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。
上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識。
檔案門類代碼·：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“ws”標識。為文件形成，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。
如“2013”。
保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“y”、“d30”、“d10”標識。
機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識。
如：辦公室代碼
bgs
件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。
應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。
電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。
歸檔章構(gòu)成
必備項：全宗號、、保管期限、件號、頁數(shù) 選擇項：機構(gòu)（問題）
5、編目
歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄
歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容。
歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。
序號：填寫歸檔文件順序號。檔號：檔號按照規(guī)定規(guī)范編制。
文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。
責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。
題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[ ]”。
日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。備注：注釋文件需說明的情況。
注意：
歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用a4幅面，頁面宜橫向設置
除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面
歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。
紙質(zhì)歸檔文件裝盒
將歸檔文件按順序裝入檔案盒 填寫檔案盒盒脊及備考表項目。
注意：
不同、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。視歸檔文件的總厚度選擇厚度適宜的檔案盒。
檔案盒只是歸檔文件的裝具，不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)。
起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；
盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。備考表式樣
備考表項目：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。整理日期：歸檔文件整理完成日期。
檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
紙質(zhì)歸檔文件排架
上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。
按—機構(gòu)（問題）—保管期限分類
每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理。按—保管期限—機構(gòu)（問題）分類
每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。
歸檔電子文件的整理要求 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目要求同上。
電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）等標準執(zhí)行。
歸檔電子文件整理，應使用符合《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）等標準的應用系統(tǒng)。
三、兩種整理方法的優(yōu)劣比較(一)傳統(tǒng)立卷方法 優(yōu)點 :
1、便于管理 , 不易散失。、在手工檢索下 , 便于連鎖查找。能夠提高手工 檢索的查全率和查準率。
缺點 :
1、人為因素過多。其后果勢必造成利用效率的低下。
一 是易造成立卷思想的不一致。
二是案卷標題擬寫復雜。
2、手工勞動量大 , 工作效率過低。、有時利用不方便。
(二)改革后的整理方法優(yōu)點 :
優(yōu)點：、新整理方法簡單、易學、易用。
2、簡化了整理工作程序 , 減少了不必要的手工勞動和財物的投入 , 提高了工作效率。、方法更適應計算機文檔一 體化管理需求 , 能充分發(fā)揮計算機存儲量大、快速檢索的優(yōu)點，提高了檔案檢索利用的效果。
缺點：
1、檔案實體易散失 , 不便于利用管理。
2、對于手工檢索 , 利用時稍顯繁瑣。
3、排列編號易出錯，修改麻煩。
4、檔案歸檔檢查、移交清點存在難度。
第六節(jié) 歸檔工作與
不歸檔文件材料的銷毀
《機關檔案工作條例》指出：“機關文書部門或業(yè)務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案,交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)?！?《公文處理辦法》指出：“沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀?！?/p>
一是歸檔
案卷歸檔，案盒歸檔 編制移交目錄
辦理移交歸檔手續(xù)
二是不歸檔文件材料的銷毀
一、編寫移交目錄
案卷移交目錄是立卷部門對經(jīng)過整理排列的案卷逐一編號登記所形成的案卷名冊。歸檔文件移交目錄（可用歸檔文件目錄）
采用分散整理形式或者集中與分散相結(jié)合形式的機關 , 必須編制移交目錄并辦理移交歸檔手續(xù)。
歸檔文件移交目錄
歸檔單位：
文件：
文件數(shù)量：永久
件，長期
件
短期
件，共計
件 移 交 人：
接 收 人：
移交日期：
****年**月**日
移交目錄應當編制一式兩份(或三份）, 辦理完移交歸 檔手續(xù)后 , 移交雙方各存一份。
二、辦理移交歸檔手續(xù)
檔案室接收歸檔的案卷、文件時 , 應當對照目錄清點檢查驗收移交的案卷、文件，然后 , 交接雙方填寫檔案交接文據(jù)并簽字蓋章 , 即辦理移交歸檔手續(xù)。
(一)檔案的接收
1.接收的范圍
2.案卷、歸檔文件整理質(zhì)量要求
3.接收時間
文書檔案在次年 6 月底以前接收完畢。其它門類和載體的檔案的接收時間 , 應按有關規(guī)定執(zhí)行。
注意：
按活動結(jié)束時間歸檔 按工作階段歸檔 隨時歸檔
(二)辦理接收歸檔案卷、文件的手續(xù)
檔案室對歸檔案卷、文件檢查驗收完畢 , 交接雙方應填寫“檔案交接文據(jù)”，并簽字蓋章。
檔案交接文據(jù)，是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成的具有法律效力的文件。
檔案交接文據(jù)一式兩份分別由交接方和接收方保存。
檔案室接收立卷（歸檔文件整理）部門的檔案 , 雙方填寫了交接文據(jù)并簽字蓋章 了, 立卷（歸檔文件整理）部門便完成了歸檔任務 , 檔案室便對接收的檔案負有不可推卸的責任。
三、不歸檔文件的銷毀
文件材料的銷毀 , 指將沒有歸檔和存查價值的文件材料和資料經(jīng)過價值鑒定和主管領導人批準進行定期銷毀。
（一）確定需要銷毀的文件材料
（二）定期銷毀文件材料的時間
一般在做完歸檔工作之后銷毀文件材料。
有人認為剔除的沒有保存價值的文件材料在文書部門和業(yè)務部門保存一二年后銷毀。
（三）銷毀文件材料的方法、要求 1.清理鑒定。2.登記造冊。
文件銷毀登記表
文件銷毀清冊封面
文 件 銷 毀 清 冊
編制人員：
批準領導：
銷毀方式：
監(jiān)銷人員：
銷毀日期：
3.審核批準。應銷毀的文件材料登記后，應將登記表送秘書部門負責人審核，再送本機關主管領導人審核簽批。
4.銷毀。本機關主管領導人批準簽字后，文件材料方可銷毀。
(l)銷毀的方式。
(2)嚴格執(zhí)行監(jiān)銷制度。對保密文件實行二人監(jiān)銷制度,保證不丟失、不漏銷、不泄密。個人不得擅自銷毀保密文件。需要銷毀的文件材料,不準當廢紙出售給廢品收購部門或個人。
5.簽字存檔。
文件材料銷毀后,監(jiān)銷人要在文件銷毀清冊上注明銷毀方式、銷毀日期并簽字。文件銷毀清冊應當存檔。
檔案整理的任務：
區(qū)分歸檔的檔案全宗
對全宗內(nèi)檔案進行系統(tǒng)排列和編號
編制目錄
建立檔案實體的管理秩序、全宗（fonds）
全宗是一個具有社會獨立性的組織或者著名人物在其社會實踐中形成的全部檔案。
組織全宗
人物全宗
二、立檔單位（全宗形成者）
立檔單位指形成全宗的獨立社會組織或著名人物，也叫全宗形成者。
形成全宗的組織機關，稱為“全宗構(gòu)成者”。（1995年改為“立檔單位”，二術(shù)語一直并用）
確認全宗，實質(zhì)上是要確認立檔單位，這就需要明確構(gòu)成立檔單位的條件。
(一)組織全宗立檔單位的構(gòu)成條件
（1）可獨立行使職權(quán)，并以自己名義單獨對外行文。
（2）設有會計部門或經(jīng)濟核算部門，自己可以編造預算和財務計劃。
（3）設有管理人事的部門和人員，并有一定的人事任免權(quán)。
一個法人單位是一個獨立的從事社會活動的組織，是一個立檔單位。
(二)人物全宗形成者的構(gòu)成條件
人物全宗形成者，應是主要以個人名義從事社會活動的著名人物，并且其檔案較為完整系統(tǒng)地由檔案室（館）保存。
問題：區(qū)分全宗
某年5月，某市政府撤銷第一輕工業(yè)局和第二輕工業(yè)局，將兩局合并組成某市輕工業(yè)局。某市的一輕局、二輕局和某市輕工業(yè)局的檔案是屬于1個全宗還是2個或3個全宗。
三、全宗（立檔單位）的區(qū)分
1、一個獨立的機關、企事業(yè)單位內(nèi)部機構(gòu)的黨組織、團組織、工會和行政機構(gòu)的檔案構(gòu)成一個全宗。
2、新成立的機關（單位），一個機關（單位）分為兩個以上的機關（單位），幾個機關合并為一個機關（單位），一般都應分別建立新的全宗。
3、一個機關（單位）改變了領導關系或名稱，但其工作性質(zhì)和業(yè)務范圍末發(fā)生變化，仍繼續(xù)原來全宗。
問題：區(qū)分全宗
某年5月，某市政府撤銷第一輕工業(yè)局和第二輕工業(yè)局，將兩局合并組成某市輕工業(yè)局。某市的一輕局、二輕局和某市輕工業(yè)局的檔案是屬于1個全宗還是2個或3個全宗。
4、臨時機構(gòu)一般不建立全宗，其檔案應納入其主管機關全宗，但屬于政府、黨委直接領導、執(zhí)行全局性任務，為期較長的機構(gòu)應建立全宗。、全宗號
全宗號是檔案館（室）給定每個全宗的代碼。
如：j004
用四位代碼標識，第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。第二節(jié)
檔案的系統(tǒng)排列及編目
檔案的系統(tǒng)排列即按一定的方法，確定不同類檔案和類內(nèi)檔案的前后次序和存放位置。
編目是指對一個全宗內(nèi)系統(tǒng)排列后的檔案，將文件或案卷逐一登記到案卷目錄或文件目錄上的工作過程。
編成的目錄是最基本的檔案檢索工具。
編目分為兩種情況，一是按《歸檔文件整理規(guī)則》編文件目錄；
二是編案卷目錄
一、全宗內(nèi)檔案的排列
指按照檔案分類方案和整理歸檔文件的要求對歸檔檔案進行系統(tǒng)排列，以確定全宗內(nèi)檔案的順序。
要求：保持檔案文件的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。
（一）排列各類檔案應當注重以下幾點：（1）不同載體的檔案分別單獨排列。（2）不同門類的檔案分別單獨排列。（3）不同保管期限的檔案分別單獨排列。
（4）按照結(jié)合保管期限的復合式分類法和檔案分類方案中類的順序排列。
二)類內(nèi)檔案排列
若移交時各類內(nèi)檔案采用的排列方法合適，就不必對類內(nèi)檔案文件重新排列；
若原來的排列順序不合理，應進行調(diào)整或重新排列。
二、案卷目錄的編制
案卷目錄是按照案卷號的順序逐卷地登記案卷的有關特征而編制成的表冊。
編制目錄前，應當先對系統(tǒng)排列的歸檔檔案進行統(tǒng)一編號。
（一）編案卷號
對排列后的案卷編流水順序號，案卷的順序號稱案卷號。
注意：案卷號應在001-999號以內(nèi)，超出999號時應從頭編案卷號序列。
－期限－機構(gòu)分類法文書檔案案卷編號
使用分編卷號法，文書檔案每年要編制永久、長期、短期三個案卷目錄。
使用統(tǒng)編卷號法，文書檔案需要若干年編制永久、長期、短期3冊案卷目錄。
使用“－期限－機構(gòu)”分類法的案卷目錄 二)案卷目錄的結(jié)構(gòu)成分 封皮 目次 序言
簡稱表 案卷目錄表 備考表
填寫案卷目錄表
編寫目次 編寫序言 編寫簡稱表
簡稱表指本冊案卷目錄里所用簡稱與原稱（正式全稱）的對照表。
例如
“裝行辦－裝飾行業(yè)辦公室”
如果只需要介紹少數(shù)的簡稱與原稱，可以在序言里交待。
編寫備考表
案卷目錄里的備考表的欄目（目前尚無統(tǒng)一規(guī)定），可設置：情況說明、編制人、編制時間。
填寫案卷目錄封面
案卷目錄封皮采用規(guī)格為275mm×190mm（長×寬）的漆皮或塑料面夾板紙。
將案卷目錄裝訂成冊
封面－目次－序言－簡稱表－案卷目錄表－備考表。
三、編案卷目錄號
案卷目錄冊的代號，即案卷目錄號，簡稱目錄號。
注意：
1、一全宗內(nèi)不應有重復目錄號，即一個目錄號應當對應一冊案卷目錄。
2、目錄號可以3位阿拉伯數(shù)學標識。檔號是檔案實體管理編號的總稱（以字符形式賦予檔案實體、用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。）主要包括：全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、號、保管期限號、案卷號、件號、頁（張）號、間隔號等。
檔號編制得合理、清楚是檔案實體管理有序的標志之一。
二、檔號的結(jié)構(gòu)和編制方法
檔號采用層次碼，即以檔案實體分類的從屬、層次關系為排列順序的代碼。
檔號結(jié)構(gòu)大致可分為以下幾種：（1）全宗號——案卷目錄——案卷號——件或頁（張）號
（2）全宗號——類別號——案卷號——件或頁（張）號(3)號——類別號——案卷號——件或頁（張）號
(4)全宗號——檔案門類代碼——號——保管期限號——件號
（5）全宗號-檔案門類代碼--保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。
類別號：由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成代碼標識。
類別號應根據(jù)檔案的內(nèi)容及數(shù)量設置，一般不超過三級。類別之間可用間隔符“.”，“—”分開。
需要時可在類別后注明項目代號，項目代號可引用產(chǎn)品、工程、課題、設備等的代字或代號。
第四章
檔案的保管工作
檔案保管工作，指根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護措施。
第一節(jié)
保護檔案的方法與措施
一、檔案損毀的原因
1、人為損毀：
（1）政治斗爭及其他各種原因，對某些檔案文件進行有計
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